وقتی به‌عنوان مدیر منابع انسانی می‌خواهید برای شرکت یا سازمان خود نیروی کار جدید استخدام کنید، احتمالا با لیست بالایی از درخواست و رزومه روبرو می‌شوید. کاری که رسیدگی به آن زمان زیادی از شما می‌گیرد. تازه بعد از انتخاب گزینه‌های نهایی باید برای مصاحبه‌های حضوری و آزمون و… هم وقت بگذارید. اینجاست که نوشتن یک شرح شغل یا جاب دیسکریپشن (Job Description) باکیفیت میتواند به شما کمک کند تا هم در زمان لازم برای جذب نیروی جدید صرفه‌جویی کنید و هم بهترین افراد و مختصصان حوزه کاری مورد نیاز را برای همکاری با کسب‌وکارتان تشویق کنید.
خبر خوب اینکه نوشتن شرح شغلی اصلا کار سخت و پیچیده‌ای نیست و خلاقیت خاصی هم نیاز ندارد. اما برای اینکه در متن خود بتوانید مخاطبان موردنظرتان را برای ارسال رزومه و ایمیل درخواست همکاری هیجان‌زده کنید و قلقلک دهید، باید چند ترفند ساده و کاربردی را رعایت کنید. در این مقاله هرآنچه که برای نوشتن یک شرح شغل خوب نیاز خواهید داشت را با هم بررسی می‌کنیم:
۱-از عنوان شغلی واضح استفاده کنید
نوشتن دقیق عناوین شغلی در متن شرح وظایف روی اینکه آیا نامزدهای واجد شرایط و موردنظرتان برای موقعیت شغلی مذکور درخواست بدهند یا نه، تأثیر زیادی دارد. هیچ‌وقت از عناوین شغلی غیررسمی و غیر‌واقعی و به‌طور بالقوه تبعیض‌آمیز در شرح شغلی خود استفاده نکنید.
مثلا اگر می‌خواهید یک «اپراتور و پاسخگوی تلفن برای مرکز تماس شرکت» استخدام کنید نباید در متن برای یک «کارشناس فروش و بازاریابی» تبلیغ کنید. طبیعی است در این حالت افراد اشتباه و نامناسبی برای همکاری اعلام آمادگی می‌کنند و نامزدهای واجد شرایط را از دست خواهید داد.
یک عنوان شغلی موثر باید دقیق و معنی‌دار باشد. به‌عنوان مثال، اگر آگهی استخدام برای جذب نیروی مدیریت یک تیم است، از عبارت «مدیر» در عنوان شغلی استفاده کنید. عناوینی مانند «سوپروایزر» و «سرپرست» هم مستلزم وظایف استراتژیک منحصربه‌فردی هستند. پس بهتر است مشخصاً در متن از عنوان درست برای شغل استفاده شود.
نکته دیگر اینکه توصیف عنوان شغل با یک‌سری رشته کلمات تجاری (چیزی شبیه مدیر بازارهای پویا) میتواند نامزدها را در مورد وظایف شغل موردنظر سردرگم کند. بهتر است به‌جای آن از عبارت معنادارتر و دقیق‌تری مثل «مدیر توسعه کسب‌و‌کار» استفاده کنید.
۲-مستقیماً با نامزدها صحبت کنید
یک شرح شغل خوب به‌شکل مستقیم و با کلمات و واژه‌های مشخص و روشن با نامزدهای مورد انتظار حرف می‌زند.
ضمایر «شما» و «ما» برگ برنده برای نوشتن یک شرح شغلی خوب
یک راه ساده برای صحبت کردن مستقیم با نامزدهای بالقوه این است که آنها را با ضمیر شما در متن خطاب کنید. یعنی به‌جای اینکه از ضمیر سوم شخص جمع «آنها» در متن استفاده کنید، برای شرح وظایف و مهارت‌های مورد نیاز دقیقا ضمیر «شما» را به‌کار ببرید. وقتی مستقیماً نامزدها را مورد خطاب قرار می‌دهید، آنها راحت‌تر می‌توانند چگونگی و ماهیت کار با شرکت شما را تجسم کنند. برای نام بردن از شرکت و سازمان‌تان هم از ضمیر «ما» استفاده کنید. با این کار کاندیداها احساس می‌کنند جزئی از تیم شما هستند و نه فقط یکی از متقاضیان. کافی‌ست به‌جای اینکه بنویسید «شرکت ABC یک ارائه‌دهنده جهانی برای سیستم‌های X است.»، بنویسید «ما در شرکت ABC، راه‌حل‌های X را به مشتریان خود ارائه می‌دهیم.»
مثلا شرح شغلی برای جذی یک نیروی نویسنده محتوا یا کپی‌رایتر میتواند اینگونه باشد: «شما با تیم بازاریابی و مارکتینگ ما همکاری خواهید کرد و…».
افعال مجهول در متن به‌کار نبرید
نکته دیگر اینکه از بیان جملات با افعال مجهول و بدون فاعل مخصوصا برای شرح وظایف و مسئولیت‌ها خودداری کنید. افعال مجهول در آگهی‌های شغلی باعث می‌شود نامزدها وظایف و مسئولیت‌ها‌یشان را حدس بزنند. مثلا در جمله «هدف این است که مطمئن شویم محصولات ما مطابق با استانداردهای کیفیت طراحی شده‌اند» دقیقا مشخص نیست که چه کسی محصولات را طراحی می‌کند (درخواست‌دهنده شغل به تنهایی یا کل تیم؟). در عوض جمله‌ای مثل «شما با تیم طراحی ما برای ساخت محصولاتی که با استانداردهای روز دنیا و نیازهای مشتریان مطابقت دارند کار خواهید کرد.» تصویر واضح‌تری از کار مورد انتظار ارائه می‌دهد.
۳-وظایف شغل را شفاف شرح دهید
با نوشتن دقیق و کامل شرح وظایف در شرح شغلی، به داوطلبان کمک کنید تا یک روز معمولی در محل کار را تجسم کنند. مسئولیت‌ها را به وظایف شغلی کوتاه و واضح تقسیم کنید و شرح دهید. به‌عنوان مثال، اگر برای استخدام یک مدیر دیجیتال مارکتینگ تبلیغ می‌کنید، به‌جای نوشتن توضیحات مبهمی مثل «شما مسئول بخش بازاریابی دیجیتال خواهید بود»، مسئولیت‌های خاص شغل را شرح دهید:
- مدیریت تمام کانال‌های بازاریابی دیجیتال (وب‌سایت، وبلاگ، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی)
- اندازه‌گیری و تحلیل ROI و KPI
- مدیریت اکانت‌های شرکت در شبکه‌های اجتماعی
افزودن این نوع جزئیات به داوطلبان ایده بهتری در مورد اینکه نقش شغلی آگهی‌شده مستلزم چیست و به چه مهارت‌هایی نیاز دارد، می‌دهد.
وظایف و ویژگی‌های مورد نیاز برای نقش را با عبارت‌های مبهم توصیف نکنید. عبارتی مثل «پرشور با همکاری تیمی بالا و توانایی کار در محیطی چابک» میتواند برای هر نقشی استفاده شود. در واقع این عبارت خیلی کلی است و توضیح نمی‌دهد که دقیقا چه مهارت‌های خاصی به کارمندان کمک می‌کند تا در نقش شغلی مربوطه پیشرفت کنند. در عوض بهتر است بنویسید «شما باید بتوانید گزارش‌های بدون خطا را در مهلت زمان مشخص‌شده ارسال کنید» تا مهارت‌های مورد نظرتان را به وضوح بیان کرده باشید.
لازم نیست یک لیست طولانی از مسئولیت‌ها را برای بیان جزئیات بیشتر وظایف ذکر کنید. طبیعی است که اهداف کسب‌و‌کار در طول زمان تغییر می‌کند و مسئولیت‌های کارکنان هم بر همین اساس کم یا زیاد می‌شود. اما نیازی نیست که از الان نگران تغییرات آینده باشید. فقط کافی‌ست وظایف اصلی که به بهترین شکل بازتاب حجم کار منظم و روزانه این موقعیت شغلی هستند را توصیف کنید.
۴-شغلت را بفروش!
کاندیداها برای اینکه کار در شرکت شما را به فرصت‌های شغلی دیگر ترجیح دهند به دلایل قانع‌کننده‌ای نیاز دارند. پس باید در شرح شغلی خود مزایا و امتیازاتی را که با این شغل همراه است را هم شرح دهید.
در واقع با بیان مزایا و امتیازات همکاری با شرکت‌تان به کاندیداها انگیزه دهید که برای فرصت شغلی مورد نظرتان درخواست دهند. این مزایا و امتیازات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- مزایای مالی مانند پاداش‌هایی که مکمل بسته‌های حقوقی کارکنان هستند
- فرصت‌های یادگیری و توسعه از جمله هرگونه برنامه آموزشی کارکنان و منابع آموزشی مثل دسترسی به کتابخانه‌ها و کنفرانس‌های تخصصی
- برنامه‌های بهداشت و درمان مثل انواع بیمه تکمیلی یا برنامه‌های تناسب اندام و یوگا و عضویت در باشگاه
- فراهم کردن امکان تعادل زندگی کاری با ارائه گزینه‌های کار از خانه و ساعت‌‌های کاری شناور انعطاف‌پذیر
علاوه‌بر همه این‌ها میتوانید روی امتیازات اضافی که شرکت شما را منحصر‌به‌فرد می‌کند و فرهنگ خاص کاری در سازمان‌تان را نشان می‌دهد نیز مانور دهید. به‌عنوان مثال، اگر شرکت شما برنامه‌های خاصی برای گردهمایی‌های اجتماعی و سفر دارد حتما در شرح شغلی به‌عنوان مزایای همکاری با خود به آن اشاره کنید.
۵-کسب‌وکارتان را به‌خوبی در شرح شغلی معرفی کنید
آگهی شغلی شما در واقع فرصتی است که به نامزدها از فرهنگ سازمانی در کسب‌وکارتان بگویید و شرکت‌تان را به‌عنوان یک محیط کاری حرفه‌ای معرفی کنید. میتوانید توضیح کوتاهی درباره شرکت بنویسید و سبک کاری خود را شرح دهید. مثلا بنویسید که محصولات و خدمات‌تان چیست و اساسا چه ماموریت‌ها و ارزش‌های کاری برای شرکت تعریف کرده‌اید.
اطلاعات دیگری از کسب‌وکارتان که میتواند متن شما را به یک شرح شغل خوب تبدیل کند عبارتند از:
- ابزار و تکنولوژی‌های مورد استفاده در شغل. لیست کنید که تیم کاری در این فرصت شغلی از چه نوع فناوری استفاده خواهد کرد. این اطلاعات به‌ویژه برای داوطلبان مهندسی بسیار اهمیت دارد.
- مشتریان کلیدی و شرکت‌های معروفی را که با آنها همکاری می‌کنید. دانستن مشتریان برتر شرکت، مخصوصا برای نامزدهای فرصت شغلی مربوط به بازاریابی یک گزینه هیجان‌انگیز است.
- آخرین دستاوردها و موفقیت‌های اخیر شرکت را به‌طور خلاصه شرح دهید. مثلا از پروژه‌ها، بردهای فروش و کمپین‌های تبلیغاتی‌تان بنویسید.
در ضمن بد نیست که در متن شرح شغل خود به نامزدها در مورد تیمی که با آن کار خواهند کرد هم اطلاعاتی بدهید. حتی میتوانید در متن لینک‌هایی به صفحات معرفی تیم‌ها و کارمندان خود یا عکس‌هایی از فعالیت‌های تیمی در سایت‌تان بدهید.
در شرح شغلی چه چیزی را ننویسیم؟
تا اینجا فقط از نکاتی گفتیم که باید در متن شرح شغلی وجود داشته باشد. اما برای نوشتن شرح شغل خوب باید به مواردی که نباید در متن وجود داشته باشد نیز دقت کنید. به‌طور کلی هنگام نوشتن شرح شغل باید از موارد زیر اجتناب کرد:
تبعیض
اگر می‌خواهید یک محل کار متنوع ایجاد کنید، باید حواستان به ایجاد فرصت‌های برابر برای همه افراد باشد. تبعیض میتواند به‌صورت ناخودآگاه در زبان شرح شغل شما وجود داشته باشد. مثلا وقتی در شرح شغلی می‌نویسید به «مدیر بازاریابی مرد با ۱۰ سال تجربه» نیاز دارید افراد جوان‌تر و با استعداد بالقوه را حذف می‌کنید و گفتن اینکه «به دنبال فروشنده مرد می‌گردید» به‌معنای تعصب جنسیتی است. از طرف دیگر وقتی شرط سنی زیر ۳۵ را سال برای موقعیت شغلی اعلام می‌کنید یعنی دارید افراد در سنین بالاتر را از دسترسی به این فرصت شغلی محروم می‌کنید.
تلاش کنید از به کار بردن معیارهای غیرمرتبط با شغل که علیه دسته‌های خاص افراد تبعیض قائل می‌شوند مانند پیشینه، شخصیت، سن یا جنسیت خودداری کنید. به‌جای این معیارها روی مواردی تمرکز کنید که استخدام‌های آینده شما را در نقش جدیدشان موفق می‌کند. همچنین بهتر است زمان نوشتن شرح شغلی با شناسایی و دقت به کلماتی که ممکن است بار مردانه (مانند «جاه‌طلبانه» و «چالش‌انگیز») یا بار زنانه (مانند «همدلی» و «حمایت») دارند، توصیف‌های شغلی بدون جنسیت آماده کنید.
درخواست بیش از حد
مهارت‌هایی را که برای شغل مورد نظر لازم است و آنچه را که می‌توان در کار یاد گرفت شناسایی کنید و فقط از مهارت‌های لازم را در تبلیغات خود نام ببرید. فهرست مهارت‌ها و الزامات بیش از حد ممکن است نامزدها را از درخواست منصرف کند. با مدیران بخش مربوطه مشورت کنید تا حداقل مهارت‌های مورد نیاز را تعیین کنید و مهارت‌هایی را که نامزدها می‌توانند در حین کار بیاموزند یا به ندرت از آنها استفاده می‌کنند را از متن حذف کنید.
براساس یک قاعده کلی معمولا سه تا پنج شرط لازم و دو یا سه شرط که دارا بودن‌شان مزیت محسوب شود، برای هر متن شرح شغلی مناسب است.
عبارت‌ها و افعال منفی
همیشه الزامات شغلی را با لحنی واضح و در عین حال مثبت فهرست کنید. حتی اگر می‌خواهید نامزدهای فاقد صلاحیت را حذف کنید این کار را با عبارت‌ها و فعل‌های منفی انجام ندهید. مثلا شرح شغلی شامل عبارت «به رزومه‌های با کمتر از پنج سال تجربه پاسخ داده نمی‌شود» یک متن غیر‌دوستانه برای معرفی شغل شماست و روی نحوه دید همه نامزدها از برند کارفرمایی شما تأثیر می‌گذارد. در عوض، مودب باشید و از زبان مثبت برای شرح شغل استفاده کنید. مثلا «لطفا توجه داشته باشید که این نقش در سطح ارشد است، بنابراین داشتن تجربه کاری مرتبط دست‌کم پنج ساله برای انجام آن مهم است.»
ساختار و فرمت محدود برای ابزارهای مختلف
جویندگان کار ممکن است آگهی‌های استخدام و شرح شغلی را در تلفن‌های همراه هوشمند خود بررسی کنند. بنابراین خواندن آگهی‌های شغلی خود را روی موبایل و تبلت آسان کنید. مثلا خواندن لیست‌های فهرست‌شده معمولا راحت‌تر از پاراگراف‌های روایی طولانی است. همچنین حواستان باشد که بخش‌های مختلف شرح شغلی به‌خوبی چیده شده باشند. یعنی وظایف و الزامات و مهارت‌های ضروری و امتیازات شغل را به‌تفکیک و در بخش‌های مختلف و جداگانه شرح دهید.
مرموز بودن
شما می‌خواهید با نوشتن یک شرح شغلی عالی نامزدهای بالقوه را برای ارسال درخواست همکاری جذب کنید. اما حواستان باشد از نوشتن متن‌های مرموز به‌عنوان شرح شغل خودداری کنید. همان‌طور که گفته شد عنوان شغل و وظایف باید کاملا مشخص کند که از همکار آینده خود چه انتظاری دارید. در مورد الزامات غیرقابل مذاکره، مانند گواهینامه‌های لازم، گواهینامه رانندگی و ساعات کاری، پیشاپیش در متن بنویسید. در ضمن به‌صورت روشن نام و آدرس و تلفن شرکت را در شرح شغلی بنویسید تا افراد بدانند دقیقا با چه کسب‌وکاری طرف خواهند بود.
جمع‌بندی
یک شرح شغل خوب مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها و صلاحیت‌های لازم برای انجام وظایف خاص را به‌صورت خلاصه ولی کامل و روشن بیان می‌کند. همچنین برای اینکه کارمندان یا نامزدهای احتمالی بتوانند قبل از پذیرش استخدام در شرکت شما بفهمند که قرار است برای چه کاری درخواست بدهند، باید تا حد امکان اطلاعات بیشتری از جمله مزایای ارائه‌شده توسط کارفرما را هم در اختیار آنها قرار دهید.
البته یادتان باشد شرح شغلی که خیلی طولانی باشد یا فاقد محتوای کافی باشد خوانده نخواهد شد. برای اینکه کاندیدای عالی حتما شرح شغلی‌تان را ببیند و بخواند، مطمئن شوید که پست شغلی نهایتا شامل ۳۰۰ تا ۶۶۰ کلمه است.
برای تکمیل یادگیری مهارت‌های منابع انسانی علاوه‌بر مطالعهٔ بلاگپست‌های مرتبط با این حوزه، میتوانید در بوت کمپ آموزش مدیریت منابع انسانی رهنماکالج نیز شرکت کنید.
