اولین روز کار در یک شرکت و سازمان جدید میتواند حتی برای با تجربه‌ترین و ماهرترین افراد هم یک چالش باشد. این چالش گاهی انقدر جدی می‌شود که از هر پنج کارمند تازه استخدام‌شده یک نفر ظرف ۴۵ روز کار جدید را ترک می‌کند. برای همین یکی از مهم‌ترین وظایف تیم مدیریت منابع انسانی برنامهریزی برای خوشآمدگویی و پذیرش همکار تازه وارد است. این خوشآمدگویی معمولا چیزی بیشتر از آموزش، جلسات معرفی و انجام کارهای اداری و دفتری است. در واقع قرار است در فرایند پذیرش، اولین گام برای ایجاد یک رابطه موثر با نیروی جدید و عضویت او در تیم کاری شرکت برداشته شود. اگر می‌خواهید بدانید به عنوان یک کارفرما یا کارشناس منابع انسانی چگونه باید برای جامعه‌پذیری یا همسوسازی نیروهای استخدامی کسب‌وکارتان برنامهریزی کنید و یک فرایند آنبوردینگ (Onboarding) مشخص در برند کارفرمایی خود داشته باشید؛ حتما تا انتهای این مقاله را بخوانید.
فرآیند آنبوردینگ (Onboarding) چیست و چرا مهم است؟
فرایند آنبوردینگ (Onboarding) در واقع مراحل پذیرش و ورود کارمندان تازه به سیستمِ کاری یک شرکت و سازمان است. برای اینکه این فرایند به خوبی و درست اجرا شود، بهتر است تیم منابع انسانی یک چک لیست از تمام کارهایی که قرار است زمان ورود نیروهای تازه انجام دهد، داشته باشد. این چک لیست کمک می‌کند تا به عنوان کارشناس منابع انسانی به راحتی برای ورود افراد جدید آماده شوید و به خوبی از آن‌ها در هنگام استقرار در محیط کاری جدید حمایت کنید. حتی می‌توانید بخشی از این چک لیست همسوسازی را برای همکار جدید بفرستید تا بداند برنامه‌های فعالیت‌اش در روزهای اول کاری در شرکت چگونه خواهد بود.
فراموش نکنید که برنامه‌های آنبوردینگ باید نیروهای دورکاری که با شرکت همکاری می‌کنند را هم شامل شود. مثلا اگر به راه‌اندازی ایمیل سازمانی و نرم‌افزارهای مشخص کاری نیاز است باید امکانات نصب و راه‌ندازی از راه دور برای این افراد وجود داشته باشد.
چک لیست فرایند آنبوردینگ (Onboarding) شامل چه مواردی می‌شود؟
احتمالا چک لیست خوشآمدگویی و آنبوردینگ برای هر شرکت بر اساس تعداد نیروها و تیم‌های کاری و همچنین نوع کسب‌وکار تا حدودی متفاوت باشد. با این حال می‌توانید از مراحل زیر به عنوان یک راهنمای کلی برای ایجاد چک لیست استخدام جدید در شرکت خود استفاده کنید:
۱-قبل از روز اول کاری نیروی جدید از او استقبال کنید
فرایند آنبوردینگ از زمانی که کارمند برای اولین روز کاری پا به دفتر شرکت می‌گذارد، آغاز نمی‌شود. درست بعد از اینکه نیروی جدید پیشنهاد کاری شما را پذیرفت و قبل از روز اول کاری باید موارد اولیه مثل اینکه روز اول کاری کجا برود، به چه کسی مراجعه کند، نحوهٔ پوششِ لباس پذیرفته‌شده در شرکت چیست و… به او گفته شود. دادن این اطلاعات مثلا در قالب یک برگه و بروشور باعث می‌شود تا افراد تازهوارد احساس کنند که واقعا محل کار جدید مشتاقانه انتظار آن‌ها را می‌کشد. حتی بد نیست روز قبل از شروع کار به عنوان بخش منابع انسانی یا به عنوان سرپرست برای کارمندان جدید ایمیل خوشآمدگویی ارسال کنید.
۲-یک بسته خوشآمدگویی ورودی برای تازه‌واردها آماده کنید
بله مهم است که هر نیروی استخدامی جدید از همان روز اول کار خود ماموریت، فرهنگ و سیاست‌های شرکت را بداند. اما دفن تازه‌واردها در کاغذبازی‌های اداری آن هم در روز اول کاری راه‌حل خیلی خوبی نیست. می‌توانید یک کتابچه راهنمای کارمندان (شامل بیانیه ماموریت و سایر اطلاعات مهم شرکت) را همراه یک بسته خوشآمدگویی ورودی یا همان ولکام پکیج (Welcome Package) مثل یک تی‌شرت یا ماگ (لیوان) با آرم شرکت به کارمند جدید هدیه دهید.
۳-میز کار و سیستم کامپیوتر نیروی تازه را قبل از آمدنش آماده کنید
منتظر ماندن نیروی جدید در حین راه‌اندازی کامپیوتر و آماده کردن میز کارش، احساس ناخوشایندی به او می‌دهد و باعث از دست رفتن زمان مفید کاری شما و او هم می‌شود. میز کار کارمندان تازه را نزدیک تیمشان و در فضایی مناسب قرار دهید و تمام تجهیزات لازم کاری‌شان از راه‌اندازی ایمیل‌های سازمانی گرفته تا ساختن نام کاربری و رمز عبور و مجوزهای نرم‌افزارهای کاری را از قبل آماده کنید.
قرار دادن یک کارت خوشآمدگویی از طرف هم‌تیمی‌ها و دیگر همکاران میتواند به سرعت آن‌ها را برای پذیرفته شدن در شرکت آماده کند.
۴-با دیگر کارکنان برای خوشآمدگویی به تازهوارد هماهنگ باشد
تعدادی از افراد مخصوصا هم‌تیمی‌ها باید از ورود نیروی جدید اطلاع داشته باشند. هماهنگ بودن با دیگر کارکنان باعث می‌شود از رخ دادن هرگونه موقعیت ناخوشایندی در روز اول کاری تازهوارد جلوگیری کرد. می‌توانید تاریخ شروع کار نیروی جدید را به تیم اعلام کنید و با آن‌ها در مورد نحوه استقبال از همکار جدید حرف بزنید. پرسنل بخش مالی هم باید از همان روز اول پایگاه داده را برای ثبت دیتاهای حقوق و دستمزد کارمند جدید به‌روز کنند. خیلی وقت‌ها حتی سرپرست یا مدیر تیم خودش تمام یا بخشی از فرایند پذیرش را انجام می‌دهد تا یک رابطه کاری قوی و عالی بین او و کارمند جدید شکل بگیرد.
۵-روز کاری را شروع کنید
تا اینجا از نیروی جدید به گرمی استقبال‌شده و پشت میز خودش راهنمایی‌شده تا با محیط اطراف خود آشنا شود و تجهیزات کاری‌اش را امتحان کند. احتمالا امضای برخی اسناد کاری و اداری اجتناب‌ناپذیر است، اما سعی کنید این کاغذبازی‌ها را به حداقل برسانید. تا اینجا همه چیز خوب پیش‌رفته ولی فرآیند آنبوردینگ تمام نشده است. نباید در روز اول کاری نیروهای تازهوارد را برای مدت طولانی تنها بگذارید. بهتر است از آن‌ها برای صبحانه یا استراحت و قهوه خوردن دعوت کنید. مهم است که حتما همان روز نیروهای جدید را به دیگر تیم‌ها و سایر کارکنان معرفی کنید. اگر موقعیت شغلی فرد استخدام‌شده مدیریت است، بد نیست از مهارت‌ها و تجربیات‌شان به‌طور خلاصه هم که شده را به زیردستان بگویید.
۶-درباره موقعیت شغلی حرف بزنید
این مرحله بخش بسیار مهمی از فرایند آنبوردینگ است. متاسفانه تفاوت زیاد وظایف و مسئولیت‌ها در عمل و آنچه در شرح شغلی و مصاحبه گفته شده یکی از دلایل اصلی ترک کار در روزهای اول استخدام است. بنابراین مطمئن شوید در روز اول کاری، دوباره شرح شغل را به طور کامل برای نیروی جدید توضیح داده و به تمام سوالات او درباره موقعیت شغلی پاسخ داده‌اید. بد نیست حتی در مورد اهداف و انتظارات او از محل کار و شغل تازه بپرسید تا شناخت بیشتری از همدیگر پیدا کنید.
۷-محیط کار جدید را به تازه‌واردها نشان دهید
نشان دادن بخش‌های مختلف ساختمان شرکت به افراد جدید، یک راه عالی برای آنبوردینگ و آشنا کردن آن‌ها با محیط کار تازه است. فقط فضاهای ساختمانی مختلف را به آن‌ها نشان ندهید. دقیقا به آن‌ها بگویید چگونه از تجهیزات اداری استفاده کنند، چگونه درها را قفل/باز کنند و برای ناهار کجا بروند. مهم است که آن‌ها محل کار جدیدشان را بشناسند و بتوانند آزادانه در میان دفاتر، میزها و راهروها حرکت کنند.
همچنین باید نمودار سازمانی را هم به تازهوارد نشان دهید و مشخص کنید که از چه کسی چه چیزی را بخواهد (مثلاً مدیر دفتر برای لوازم اداری). تهیه فهرستی از نام و عکس کارکنان میتواند کمک بزرگی باشد.
۸-برای ناهار روز اول تازهوارد برنامه داشته باشید
برای همه تازه‌واردها زمان ناهار بخش مهمی از اولین روز کار در شرکت جدید محسوب می‌شود. آن‌ها را برای ناهار خوردن تنها نگذارید تا در سکوت غذا بخورند! ناهار روز اول کارمند جدید را در کنار تیم کاری و در یک زمان مشخص برنامهریزی کنید.
۹-یک کار ساده را به کارمند جدید محول کنید
تقریباً سه چهارم افرادی که تازه استخدام شده‌اند معتقدند آموزش در حین کار مهم‌ترین دلیل برای ماندن در شغل جدید است. واگذاری کار به آن‌ها از همان روز اول باعث سهولت در انجام وظایف‌شان می‌شود و فرصتی برای بازخورد و مربی‌گری معنادار ایجاد می‌کند. البته باید از کارهای ساده شروع کنید و آماده باشید که به طور مداوم آن‌ها را راهنمایی کنید. یعنی بهتر است از روز اول کارمندان جدید خود را تحت فشار نگذارید، اما آن‌ها را رها هم نکنید.
۱۰-بگذارید تازه‌واردها روز اول در سایه بمانند
نیروی جدید و سایر کارکنان را باید در روز اول به همدیگر معرفی کنید ولی آشنایی بیشتر و معرفی تکمیلی را می‌توان در طول دو هفته اول انجام داد. این زمان‌بندی یک هدف دوگانه را دنبال می‌کند: اول اینکه تازه‌واردها راحت‌تر با همکاران خود معاشرت می‌کنند و خودشان به صورت تک به تک همکاران‌شان را بهتر می‌شناسند. دوم هم به آن‌ها تجربه عملی در نحوه عملکرد شرکت و انتظارات از هر موقعیت شغلی می‌دهد، مخصوصا درباره نحوه هدایت یک تیم توسط سرپرست و مدیر و همچنین نوع تعامل دیگر تیم‌های کاری با همدیگر.
۱۱-یک رفیق کاری برای تازهوارد تعیین کنید
کارمندان جدید احتمالا در روز اول کارشان سوالات زیادی خواهند داشت. معرفی یک فرد خاص به او برای اینکه سوالاتش را بپرسد، کمک بزرگی برای راحت‌تر پرسیدن است. مناسب‌ترین فرد را برای این کار انتخاب کنید. یعنی فردی که مدت زیادی‌ست که در شرکت کار می‌کند، شخصیتی دلپذیر دارد و به اندازه کافی قابل اعتماد است که بتواند زمان مورد نیاز را برای همراهی با تازهوارد اختصاص دهد.
۱۲-یک نقشه راه توسعه‌یافته ایجاد کنید
مهم نیست فرایند خوشآمدگویی شما چقدر خوب پیش برود، تاثیر آن خیلی وقت‌ها کوتاه‌مدت است. از هر شش استخدامی جدید، یک نفر در هفته اول کار را ترک می‌کند. به عنوان کارفرما و کارشناس منابع انسانی حتی پس از گذر شش ماه نیز از رفتن افراد جدید در امان نیستید. برای همین هم ۴۵ روز اول کاری یک نقطه عطف مهم برای نگه داشتن تازه‌واردها محسوب می‌شود. برای ماه اول اهداف روشنی تعیین کنید و مربی‌گری سیستماتیک را ترتیب دهید. نقشه راه کاری را به کارمند منتقل کنید تا بداند شرکت چه انتظاری از او دارد. گفتگو در مورد پیشرفت در موقعیت شغلی فرد، میتواند گزینه خوبی برای حفظ استخدام‌ها باشد.
چند ترفند کاربردی برای استقبال بهتر از یک کارمند جدید
همه به اندازه کافی اعتماد به نفس ندارند که در همان روز اول خودشان را به دیگران معرفی و با آن‌ها معاشرت کنند. یک ایده خوب برای استقبال بهتر از کارمند جدید این است که در روز اول کاری وی، یک یادداشت و معرفی‌نامه از او برای تیم و دیگر همکاران ارسال کنید. حتی یک پیام ساده در کانال تلگرام شرکت یا یک ایمیل کوتاه با خبر ورود نیروی جدید میتواند احساس خوشآمدگویی در افراد ایجاد کند.
معمولا شرکت‌ها و تیم‌های بزرگ دو مسئله اصلی برای پذیرش کارمندان جدید و معرفی آن‌ها دارند که آنبوردینگ نیروی جدید را کمی پیچیده می‌کند. اول اینکه احتمالا به دلیل تعداد زیاد کارمندان، نیروهای جدید در به خاطر سپردن بسیاری از نام‌ها و چهره‌ها مشکل داشته باشند. کارمندان فعلی هم ممکن است نتوانند همه همکاران جدید را بشناسند. برای حل این مشکلات، می‌توانید سعی کنید:
- یک ایمیل اعلامیه و خبررسانی درباره شروع کار کارمند جدید و معرفی او برای دیگر کارکنان ارسال کنید که شامل اطلاعاتی مثل نام و عکس و موقعیت شغلی تازهوارد است.
- یک جلسه گروهی برای آشنایی تازه‌واردها با گروه‌های مختلف شرکت سازمان‌دهی کنید تا کارمند جدید زودتر با افراد شرکت آشنا شود.
- یک جلسه غیررسمی خارج از دفتر شرکت (مثلاً برای ناهار) برنامهریزی کنید که در آن اعضای تیم یکدیگر را بهتر بشناسند.
جمع‌بندی
یک برنامه خوشآمدگویی و پذیرش که به خوبی طراحی شده باشد میتواند گردش مالی بیهوده برای جذب نیرو در یک سازمان را کاهش دهد و کارمندان تازهوارد را به سرعت برای موفقیت در کار جدیدشان جا بیندازد. در ضمن اجرای موفق فرایند آنبوردینگ باعث می‌شود بتوانید از رفتن نیروهای استخدام‌شده در همان روزهای اول کاری جلوگیری کنید.
فراموش نکنید ورود به سیستم باید یک فرایند همیشه در حال تغییر باشد. همانطور که تیم شما بزرگ‌تر می‌شود، چک لیست آنبوردینگ شما هم تغییر می‌کند. بنابراین، مرتباً فرایند همسوسازی خود را مرور کنید. از جدیدترین کارمندان خود درباره تجربه اولین روزهای کارشان بپرسید. اینکه چه چیزی را دوست داشتند؟ چه چیزی می‌توانست بهتر باشد؟ و از این بازخوردها برای بهبود برنامه آنبوردینگ استخدام‌های جدید در آینده استفاده کنید. همچنین برای تکمیل مهارت‌هایتان در حوزه مصاحبه و استخدام، می‌توانید در بوت کمپ جذب و استخدام رهنما کالج شرکت کنید.
