مصاحبه با متقاضیان واجد شرایط برای دریافت یک شغل، یکی از مهم‌ترین مراحل در فرایند استخدام است. پرسیدن سوالات مناسب در طول مصاحبه شغلی می‌تواند به طور قابل توجهی شانس‌تان را برای استخدام فرد مناسب افزایش دهد و زمان و هزینه‌های لازم برای جذب نیرو را برایتان پایین بیاورد. برای همین مهم است مدیران استخدام و مصاحبه‌کنندگان در تیم‌های مدیریت منابع انسانی درک درستی از فرایند و مراحل مصاحبه و همچنین نکات لازم برای انجام یک مصاحبه موثر و موفق داشته باشند. در این مقاله به این می‌پردازیم که چرا مصاحبه برای استخدام بهترین استعدادها مهم هستند و مراحل مصاحبه و بررسی رزومه در یک استراتژی استخدام موفق را با هم مرور می‌کنیم.
چرا مصاحبه در فرایند استخدام مهم است؟
یک مصاحبه شغلی خوب می‌تواند هم برای مدیر استخدام و هم برای نامزد بالقوه مورد مصاحبه مفید باشد. اما چرا انجام مصاحبه برای دو طرف برای یک مذاکره شغلی تا این اندازه اهمیت دارد؟ مهم‌ترین دلیل مصاحبه با نامزدها این است که تضمین می‌کند که کارفرما فقط واجد شرایط‌ترین افراد را برای موقعیت شغلی مورد نظر استخدام کند. در ضمن مصاحبه اصولی و درست می‌تواند دید درستی از فضای کاری و ارزش‌های شرکت و… به متقاضی کار بدهد و خیال او را راحت کند که قرار است در شرکت مناسب و برای یک موقعیت شغلی درست مشغول به کار شود. واقعیت این است که بدون فرایند مصاحبه موثر، ممکن است فردی برای کاری استخدام شود که مناسب آن شرکت و موقعیت شغلی یا هر دو نباشد. علاوه بر این‌ها انجام مصاحبه شغلی می‌تواند مزایای اضافی زیر را هم فراهم کند:
- به هر دو طرف مذاکره اجازه می‌دهد تا بیشتر در مورد یکدیگر بدانند و مناسب بودن شغل را برای نامزد تایید کنند.
- مدیر استخدام می‌تواند در مصاحبه از مصاحبه‌شونده سؤالات مهم مربوط به صلاحیت‌ها، مهارت‌ها و سطوح تجربه‌اش بپرسد.
- مصاحبهکننده همچنین فرصت دارد تا سوالات عمیق‌تری از متقاضی بپرسد. سوالاتی که احتمالا در رزومه نامزد پاسخ داده نشده است.
- مصاحبه درست می‌تواند از هدر دادن زمان و هزینه شرکت برای متقاضیانی که مناسب موقعیت شغلی مورد نظر نیستند جلوگیری کند.
تقریبا بیشتر موقعیت‌های شغلی دست کم به یک مصاحبه نیاز دارند؛ برخی از شرکت‌ها هم از داوطلبان می‌خواهند تا قبل از انتخاب، چندین مصاحبه داشته باشند. صرف نظر از موقعیت شغلی و نوع کسب‌وکار، همه سازمان‌ها می‌توانند از انجام مصاحبه برای پر کردن مشاغل خالی با نیروهای مناسب و کارآمد استفاده کنند.
یک مصاحبه شغلی درست چه ویژگی‌هایی دارد؟
حالا که اهمیت مصاحبه برای انتخاب گزینه‌های مناسب یک موقعیت شغلی را دیدیم، احتمالا بپرسید چگونه باید با کسی برای استخدام مصاحبه کنیم؟ اگر می‌خواهید خیال‌تان راحت باشد که زمان و وقتی که برای مصاحبه با متقاضیان می‌گذارید هدر دادن انرژی و وقت نباشد، باید برای مدیریت و انجام مراحل مصاحبه‌ها حواس‌تان به هشت نکته زیر باشد:
۱-برای هر مصاحبه حداقل ۳۰ دقیقه وقت بگذارید
اگر می‌خواهید نتیجه درستی از صحبت با کاندیداها بگیرید، باید برای هر مصاحبه‌ای که انجام می‌دهید حداقل ۳۰ دقیقه زمان بگذارید. این برنامه‌ریزی تضمین می‌کند که زمان کافی برای آشنایی با مصاحبه‌شونده‌تان خواهید داشت و بدون اینکه هیچ یک از شما عجله داشته باشید می‌توانید درباره موضوعات مهم صحبت کنید.
۲-قبل از شروع جلسه مصاحبه تحقیقات خود را در مورد نامزد انجام دهید
قبل از اینکه یک متقاضی برای مصاحبه شغلی از درهای شرکت وارد شود، باید تا حد امکان در مورد او اطلاعات داشته باشید. انجام تحقیقات در مورد نامزدهای بالقوه برای شغل مورد نظر را با اطلاعات ارزشمندی از قبل تجهیز می‌کند که می‌تواند کیفیت مصاحبه را بالاتر ببرد. همچنین این تحقیقات به شما امکان می‌دهد در زمان مراحل مصاحبه واقعی صرفه‌جویی کنید و دیگر نیازی به پرسیدن سوالات اساسی برای آشنایی نداشته باشید. این تحقیقات می‌تواند شامل بررسی رزومه، توصیه‌نامه‌ها، انگیزه‌نامه‌ها، شبکه‌های اجتماعی فرد یا سایر پروفایل‌های آنلاین و نمونه کارهای او باشد.
۳-تمام اطلاعات مربوط به نامزد را در دسترس داشته باشید
هنگام مصاحبه با یک کاندیدا، باید اطلاعاتی را که آن‌ها قبل از مصاحبه ارائه کرده‌اند برای مراجعه آسان در دسترس داشته باشید. مثلا باید رزومه و سایر اطلاعات مربوط به آن‌ها را چاپ کنید تا مجبور نباشید وقت خود را برای جستجوی ایمیل یا فایل‌های مربوط به مدارک و نمونه کارهای ارسالی آن‌ها صرف کنید.
۴-بدانید که در یک کارمند بالقوه برای یک موقعیت شغلی خاص به دنبال چه هستید
قبل از اینکه بتوانید یک کاندیدای خوب برای موقعیت شغلی مورد نظرتان پیدا کنید، باید برای تعیین اینکه واقعا به دنبال چه چیزی در یک نامزد هستید، زمان بگذارید. مثلا می‌توانید وظایف دقیق شغل را بررسی کنید، تصمیم بگیرید که کدام مهارت‌ها برای آن موقعیت شغلی مهم‌تر هستند. بهتر است با دیگرانی که موقعیت مشابه دارند صحبت کنید تا نظرات آن‌ها را هم دریافت کنید. همچنین حتما ویژگی‌ها، مهارت‌ها و دانشی که دیگران در این شغل داشته‌اند را بررسی کنید. هرچه درک بهتری از کاندیدای ایده‌الی که به دنبال آن هستید داشته باشید، احتمال بیشتری برای یافتن آن‌ها از طریق فرایند مصاحبه خواهید داشت.
۵-یک ساختار منسجم برای مصاحبه داشته باشید
داشتن یک ساختار منسجم برای انجام مصاحبه می‌تواند به شما کمک کند تا مصاحبه‌هایتان روان‌تر و دقیق‌تر باشد. می‌توانید از قبل یک قالب قابل پیش‌بینی برای هر مصاحبه تهیه کنید. مثلا نمونه‌ای از ساختار مراحل مصاحبه ممکن است شامل این موارد باشد: مرحله مقدمه، سوالات استاندارد مصاحبه، سوالات درباره ویژگی‌های شخصیتی و فردی، سوالات نهایی، فرصتی برای داوطلب برای پرسیدن سوالات خود و نتیجه‌گیری مصاحبه. همیشه فرمت مصاحبه‌ای را انتخاب کنید که بهترین کارایی را برای شما دارد و بتوانید راحت تصمیم بگیرید که در هر مرحله از مراحل مصاحبه قرار است چه اتفاقی بیفتد.
۶-سوالات درست بپرسید
یکی از نکات مهم برای داشتن یک مصاحبه شغلی موفق این است که بدانید چه سوالاتی را باید از مصاحبه‌شونده بپرسید. انواع مختلفی از سوالات مصاحبه وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. با این حال، سؤالات خاصی که می‌پرسید باید بر اساس شغل و اطلاعاتی باشد که می‌خواهید درباره متقاضی شغل بدانید. مثلا برخی از رایج‌ترین انواع سوالات مصاحبه شامل موارد زیر است:
- سوالات موقعیت فرضی مثلا درباره اینکه اگر در یک جلسه کاری همکاران با ایده‌های مصاحبه‌شونده مخالفت کنند او چه می‌کند.
- سوالات عمومی درباره تجربیات کاری و فردی مصاحبه‌شونده
- سوالات مبتنی بر واقعیت مثلا درباره موقعیت شغلی و مهارت‌های فردی و…
- سوالات رفتاری درباره نحوه عملکرد مصاحبه‌شونده در یک موقعیت خاص برای سنجش نحوه واکنش او به استرس و…
- سوالات نظری درباره اینکه مصاحبه‌شونده خودش را چگونه می‌بیند و فکر می‌کند دیگران او را چگونه می‌بینند
- سوالات بازی فکری و چالش‌های مهارت حل مسئله
- سوالات تعیین شایستگی
- سوالات مهارت‌محور
علاوه بر این‌ها، مهم است که بدانید چه نوع سوالاتی را نمی‌توانید و نباید در طول مصاحبه از کسی بپرسید. معمولا موضوعات زیر موضوعاتی هستند که در بسیاری از کشورهای پیشرفته باید در طول مصاحبه از پرسیدن درباره آن‌ها اجتناب کنند:
- مذهب و نژاد
- باردار بودن نامزد یا سایر سوالات مربوط به بارداری
- هویت جنسیتی
- معلولیت‌ها و مشکلات فیزیکی و جسمی
- سابقه حقوق و دستمزد
درست است که در عرف کارفرمایی و قوانین کار ایران پرسیدن سوالات درباره این موضوعات منعی ندارد و معمولا هم انجام می‌شود ولی بد نیست اگر می‌خواهید یک برند کارفرمایی موفق از خود بسازید تا جای ممکن در مصاحبه‌های شغلی که انجام می‌دهید حواس‌تان به این دسته از سوالات و نبایدهای مصاحبه هم باشد. این کار باعث می‌شود تا بتوانید فرصت‌های شغلی را منصفانه‌تر و عادلانه‌تر و بدون نگاه‌های جانبدارانه جنسیتی و نژادی و زبانی با متقاضیان پر کنید.
۷-درباره نیازمندی‌های موقعیت شغلی مورد نظر شفاف باشید
یکی دیگر از جنبه‌های مهم یک مصاحبه موفق این است که مشخص کنید برای انتخاب گزینه‌ها در یک نامزد به دنبال چه چیزی هستید و این شغل شامل چه پیش‌نیازها و وظایفی می‌شود. حتی اگر آگهی شغلی و شرح شغلی دقیق و کاملی نوشته بودید که به‌طور شفاف همه چیز را درباره شغل توصیفی می‌کند، باز هم ضروری است که این موارد را در مصاحبه و به صورت رو در رو با کاندیدا بررسی کنید تا مطمئن شوید که او درک درستی از آنچه شما برای موقعیت شغلی انتظار دارید دارد. این کار کمک می‌کند تا فرد مطمئن شود که شغل مورد مذاکره واقعا برای او مناسب است یا خیر و همچنین تضمین می‌کند که مصاحبه‌شونده مهارت‌ها و تجربه لازم برای موفقیت در این شغل را داشته باشد.
۸-تعیین کنید که چگونه قرار است مصاحبه‌ها را بررسی و امتیازدهی کنید
ایجاد و استفاده از یک سیستم رتبه‌بندی برای امتیازدهی به داوطلبانی که با آن‌ها مصاحبه می‌کنید، آخرین گام مهم در انجام مصاحبه‌های موثر است. باید در طول فرایند مصاحبه نکات مهم را یادداشت‌برداری کنید و در مورد امتیاز فرد برای رتبه‌بندی و انتخاب نهایی تصمیم بگیرید. ممکن است برای هر موقعیت شغلی یک سیستم رتبه‌بندی خاصی را انتخاب کنید؛ نکته مهم این است که در معیارهای رتبه‌بندی ثابت بمانید و از یک سیستم مشخص برای امتیازدهی نامزدها استفاده کنید.
جمع‌بندی
تفاوتی نمی‌کند که به صورت مجازی با متقاضیان واجد شرایط برای یک شغل مصاحبه می‌کنید یا حضوری با آن‌ها ملاقات خواهید داشت، در هر صورت باید به عنوان یک مصاحبهکننده از قبل کاملا آماده باشید. باید سؤالات‌تان را مشخص کنید تا بتوانید بعد از مصاحبه تصمیم بگیرید کدام متقاضی برای این شغل مناسب است. یک مصاحبه درست به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا اطلاعات درست و واقعی درباره سابقه کاری و برنامه‌های شغلی نامزدها و همچنین ارزش‌ها و عادات کاری آن‌ها و صد البته نقاط قوت، ضعف، دانش و مهارت‌های فنی‌شان به دست بیاورند. اگر می‌خواهید یک مصاحبهکننده استخدامی حرفه‌ای شوید، حتما مقاله‌های بعدی رهنما کالج درباره انواع مصاحبه، تکنیک‌های مصاحبه و در مصاحبه چه سوالاتی بپرسیم؟ را هم بخوانید. همچنین با شرکت در بوت کمپ آموزش جذب و استخدام می‌توانید تمام مهارت‌های مورد نیاز را به صورت عملی فراگیرید.
