خیلی وقت‌ها به‌عنوان مدیر منابع انسانی می‌خواهید برای یک شغل آگهی استخدام بنویسید یا نیروهای جدید برای فرصت‌های شغلی تازه جذب کنید. اما نمی‌دانید که دقیقا چه افرادی را با چه مهارت‌ها و توانایی‌هایی نیاز دارید. گاهی هم می‌خواهید برای کارکنان‌تان دوره‌های آموزشی و… برگزار کنید و نمی‌دانید تیم‌ها و افراد مختلف دقیقا به چه آموزش‌هایی برای بهتر شدن در کارشان نیاز دارند. اینجاست که به تجزیه و تحلیل شغل نیاز خواهید داشت.
آنالیز شغل یکی از ابزارهای اصلی سازمان‌ها و شرکت‌هاست تا ماهیت یک شغل را به‌طور کامل بشناسند و درک کنند. تحلیل شغل همچنین به پیش‌نویسی شرح وظایف بهتر و توسعه برنامه‌های آموزشی و توسعه مؤثر کسب‌وکارها کمک می‌کند. علاوه‌براین‌ها، محیط کار ایمن‌تر و نیروی کار مؤثرتری را به‌وجود می‌آورد و در مدیریت عملکرد کارکنان هم نقش اساسی دارد. اگر انجام تحلیل شغلی به‌نظرتان پیچیده می‌رسد، بهتر است این مقاله را تا انتها بخوانید و با روش‌های تجزیه و تحلیل شغل به زبان ساده آشنا شوید.
منظور از تجزیه و تحلیل شغل چیست و چرا انجام می‌شود؟
تجزیه و تحلیل شغل (Job Analysis) فرآیندی سیستماتیک برای شناسایی و تعیین مسئولیت‌ها، مهارت‌های فنی و ویژگی‌های فردی مورد نیاز و ماهیت یک شغل همراه با جزئیات است. معمولا آنالیز شغل به‌عنوان اولین گام در فرآیند استخدام، هنگام بازسازی نقش‌های کاری و تیم‌ها، یا قبل از برنامه‌ریزی استراتژیک جذب نیروی کار انجام می‌شود.
برای انجام این کار، یک شغل به واحدهای کوچکتر مانند وظایف و مسئولیت‌ها تقسیم شده و سپس با جمع‌آوری داده درباره هر واحد، تجزیه‌و‌تحلیل برای تعیین مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز آن شغل انجام می‌شود.
نکته مهم اینکه در تحلیل شغل، خود شغل و ماهیت آن واکاوی و بررسی می‌شود و نه فردی که کار را انجام می‌دهد. به‌‌زبان ساده‌تر نتیجه تجزیه و تحلیل شغل باید توصیف خود شغل باشد، نه کارمندان مربوطه. البته طبیعی است که برخی از تکنیک‌های تجزیه و تحلیل شغل روی جمع‌آوری داده‌ها درباره توانایی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز کارکنان تمرکز می‌کند.
به‌طورکلی تجزیه و تحلیل شغل باید بر جنبه‌های زیر تمرکز کند تا تمام حقایق و جزئیات مهم در مورد یک شغل را نشان دهد:
- وظایف و مسئولیت‌ها (Duties and Tasks): نوع، فراوانی و پیچیدگی وظایف و مسئولیت‌های خاص شغل.
- ویژگی‌های محیط کاری: کارگاه یا دفتر بودن، فضای کاری و سایر همکاران احتمالی.
- ابزار و تجهیزات: ابزار و تجهیزات مورد استفاده برای انجام کار.
- روابط: روابط کاری با افراد داخلی و خارجی در شرکت و سازمان.
- الزامات: دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز برای انجام کار.
بهتر است با یک مثال در جدول زیر چگونگی استفاده کردن از این داده‌ها برای انجام تجزیه و تحلیل شغل را بررسی کنیم:
| واحدهای تحلیلی | توضیحات | مثال |
|---|---|---|
| شغل | مجموعه‌ای از پوزیشن‌ها و موقعیت‌های شغلی مشابه | مسئول پذیرش |
| جایگاه شغلی | مجموعه‌ای از وظایف و مسئولیت‌های مشخص که باید توسط یک کارمند یا کارگر انجام شود | آقای/ خانم صباحی، مسئول پذیرش که بیشتر در شیفت شب کار می‌کند |
| وظایف | مجموعه کارهایی که در راستای اهداف کلی شغل تعریف شده‌اند. یک شغل معمولی ۵ تا ۱۲ وظیفه دارد. | ثبت‌نام و پاسخ‌گویی به مراجعان و بازدیدکنندگان |
| مسئولیت‌ها یا تسک‌های کاری | مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با شروع، میانه و پایان مشخص. معمولا یک شغل ۳۰ تا ۱۰۰ تسک ماهانه دارد. | پذیرایی از مهمانان و راهنمایی آن‌ها به اتاق انتظار |
| مجموعه فعالیت‌ها | مجموعه‌ای از عناصر که در جهت برآوردن الزامات کاری تعریف می‌شوند. | فشار دادن دکمه اینترکام برای باز کردن در |
| عنصر | کوچکترین واحد کار قابل شناسایی | جواب دادن به تلفن |
تجزیه و تحلیل شغل توسط خود کارکنان، مدیران، متخصصان توسعه سازمانی (OD) یا متخصصان منابع انسانی برای اهداف مختلف انجام می‌شود. تقریبا هرکسی که تجربه کار داشته باشد، دست‌کم در مقطعی، یک آنالیز شغلی انجام داده است؛ مثلا مدیری که تصمیم می‌گیرد دو جایگاه شغلی خالی را در یک شغل ترکیب کند، استخدام‌کننده‌ای که سعی می‌کند برای نوشتن آگهی استخدام شرح شغل بنویسد یا کارمندی که وظایف اصلی خود را برای برنامه‌ریزی کاری فهرست می‌کند. هرچند هرکدام از این تجزیه و تحلیل‌های شغلی سطوح مختلفی از جزئیات خواهند داشت، اما فرآیند انجام‌شان مشابه است.
نوشتن شرح شغل چه تفاوتی با تحلیل شغل دارد؟
با توجه به آنچه گفته شد، تجزیه و تحلیل شغل یک فرآیند سیستماتیک برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به یک شغل خاص است، درحالیکه شرح شغل سندی است که نشان می‌دهد یک شغل چه کارهایی را پوشش می‌دهد.
در تحلیل شغل، تحلیلگر اطلاعاتی مانند دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام یک کار خاص را برای اهداف مختلف جمع‌آوری می‌کند. اما شرح شغل شامل تمام جزئیات مانند وظایف، تسک‌ها، مسئولیت‌ها، اختیارات، و غیره است. به عبارت دیگر شرح شغل نتیجه تحلیل شغل محسوب می‌شود.
هدف از انجام تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
مثل هر کار دیگری، قبل از انجام تجزیه و تحلیل برای یک شغل خاص باید مشخص کنید که می‌خواهید از نتایج تحلیل شغل برای چه منظوری استفاده کنید. یعنی باید هدفتان از انجام آنالیز شغل را تعیین کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا موثرترین روش تحلیل شغل را انتخاب کنید. (در ادامه متن با جزئیات بیشتر در مورد انواع روش تحلیل شغل صحبت خواهیم کرد.)
به‌طور کلی، سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند از آنالیز شغل برای اهداف زیر استفاده کنند:
نوشتن شرح شغل
واحد منابع انسانی از خروجی تجزیه و تحلیل شغل به‌عنوان ورودی برای نوشتن شرح شغل استفاده می‌کند. شرح شغل یک سند داخلی است که الزامات یک موقعیت شغلی جدید، از جمله مهارت‌های مورد نیاز، نقش فرد در تیم، ویژگی‌ها و قابلیت‌های یک نامزد مناسب برای شغل را مشخص می‌کند.
ایجاد یک شرح شغل با استفاده از داده‌های تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می‌کند افراد مناسب را در نقش‌های مناسب قرار دهید.
طبقه‌بندی مشاغل
طبقه‌بندی مشاغل فرآیند قرار دادن یک یا چند شغل در یک خوشه یا خانواده از موقعیت‌های مشابه است. داده‌های آنالیز شغل در طبقه‌بندی مشاغل بسیار مهم هستند. زیرا وظایف، مسئولیت‌ها، دامنه و پیچیدگی‌های یک شغل را مشخص می‌کنند. هدف از طبقه‌بندی مشاغل معمولا تعیین نرخ پرداخت یکسان و استفاده از اطلاعات مربوطه برای انتخاب کارکنان است.
ارزیابی شغل
منظور از ارزیابی شغل در واقع تعیین رتبه نسبی مشاغل مختلف در یک سازمان است. هدف این کار ایجاد شفافیت و برابری پرداخت است.
رتبهٔ یک شغل به مسئولیت و وظایف محول‌شده بستگی دارد. به‌عنوان مثال معمولا پست‌های ارشد الزامات عملکرد و توانایی بالاتری نیاز دارند. تجزیه و تحلیل شغل به درک این ویژگی‌های شغلی کمک می‌کند.
طراحی شغل
طراحی شغل فرآیند ایجاد شغلی است که به ارزش شرکت می‌افزاید و برای کارمند هم ایجاد انگیزه می‌کند. یکی از ویژگی‌های یک شغل برانگیزاننده شامل تنوع مهارت است، مثلا هرچقدر یک شغل به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها نیاز داشته باشد احتمالا برای خیلی‌ها هیجان‌انگیزتر است. تجزیه و تحلیل شغل به شما کمک می‌کند تا تنوع مهارت‌های مورد نیاز برای یک شغل را تعیین کنید.
نیازهای پرسنل منابع انسانی
تیم منابع انسانی می‌تواند از نتایج تحلیل شغل برای تعیین حداقل صلاحیت‌ها یا الزامات نقش‌ها در سازمان استفاده کند. معمولا هم نتایج آنالیز شغل در استخدام مفید خواهند بود و برای جذب نیروی کارآمدتر کمک می‌کنند.
ارزیابی عملکرد کارکنان
داده‌های خروجی تحلیل شغل همچنین می‌تواند ورودی برای ارزیابی عملکرد فردی که آن کار را انجام می‌دهد محسوب شود. طبیعتا برای ارزیابی عملکرد یک کارمند، ابتدا باید الزامات نقش کاری او به‌خوبی مشخص باشد. تجزیه و تحلیل شغل تمام جزئیاتی که برای تعیین این الزامات نیاز خواهید داشت را در اختیارتان می‌گذارد.
آموزش کارکنان
تجزیه و تحلیل شغل اساس تحلیل نیازهای آموزشی را تشکیل می‌دهد. هنگامی که دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌های مورد نیاز برای یک موقعیت شغلی را شناسایی کردید، می‌توانید به سرعت نیازهای آموزشی یا شکاف‌های مهارتی کارکنان را هم شناسایی کرده و به آن‌ها برای بهتر شدن آموزش دهید.
تحرک کارکنان و پویایی موقعیت‌های شغلی سازمان
شکی نیست که افراد و مشاغل باید با هم تناسب داشته باشند. همان‌طور که دیدیم تحلیل شغل به شناسایی دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌های مورد نیاز برای یک شغل کمک می‌کند. پس واحد منابع انسانی و تمامی تیم‌های کاری و حتی خود افراد شاغل در یک سازمان هم می‌توانند با استفاده از نتایج مربوطه، موقعیت‌های شغلی دیگری در داخل سازمان را که احتمالا در آن‌ها مفیدتر خواهند بود شناسایی کنند و خودشان را با یک فرصت شغلی مطابقت دهند.
بهبود کارایی
می‌توانید با تجزیه و تحلیل فعالیت‌ها و بهینه‌سازی نحوه انجام آن‌ها از نتایج تحلیل شغل برای بهبود کارایی در محل کار استفاده کنید.
بالا بردن سلامت و ایمنی در محیط کار
تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند رفتارهای خطرناک و شرایط کاری که احتمال حوادث و صدمات را افزایش می‌دهد شناسایی کند و باعث ایمن‌تر شدن محیط کار شود.
برنامه‌ریزی برای توسعه نیروی کار
تجزیه و تحلیل شغل به برنامه‌ریزی برای جذب نیروی کار در آینده کمک می‌کند. این کار شناسایی دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگی‌های مورد نیاز نیروهای کاری آینده را راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند. در واقع می‌تواند امکان ایجاد یک طرح نیروی کار استراتژیک برای یک نقش یا واحد کاری را به واحد منابع انسانی و مدیران شرکت بدهد.
رعایت الزامات قانونی مربوط به کار
نتایج داده‌های آنالیز شغلی می‌تواند برای بررسی شرایط کار، بهداشت، استخدام، آموزش، پرداخت‌ها، شرایط ارتقاء شغلی و اخراج کارکنان هم استفاده شود. پس تحلیل شغل می‌تواند ابزاری برای اطمینان از مطابقت تمام قراردادهای کاری و رابطه کارفرما و کارمند با مقررات باشد.
از چه داده‌هایی در تحلیل شغل استفاده می‌شود؟
به‌طور کلی سه نوع داده اصلی در فرآیند تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد:
- فعالیت‌های کاری: داده‌های مربوط به فعالیت‌های خاصی که برای یک شغل تعریف می‌شود. این داده‌ها مبنایی را برای تعیین ویژگی‌های کارمندان و فرهنگ سازمانی تشکیل می‌دهند.
- ویژگی‌های کارکنان: داده‌هایی در مورد ویژگی‌های فردی و مهارت‌های فنی که کارکنان برای انجام کار به آن نیاز دارند.
- زمینه کاری: داده‌های مربوط به محیط داخلی و خارجی شغل.
روش‌های تجزیه و تحلیل شغل کدامند؟
اینکه چگونه تجزیه و تحلیل شغل انجام دهید تا حد زیادی به اهداف و دلایلی که می‌خواهید به آن برسید، نوع و بزرگی سازمان و همچنین ماهیت شغل مربوطه بستگی دارد. البته سه روش رایج تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد که معمولا توسط کارشناسان منابع انسانی استفاده می‌شود: تکنیک حادثه بحرانی، فهرست وظایف و تحلیل کارکردی، که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.
تکنیک حادثه بحرانی (Critical Incident Technique)
تکنیک حادثه بحرانی بر حوادث بحرانی مشاهده‌شده متکی است. منظور از حوادث بحرانی در واقع رفتارهایی است که نشان می‌دهد عملکرد‌ها در یک شغل خطرناک یا دست‌کم غیرقابل‌قبول هستند. یک گزارش حادثه بحرانی (CIT) معمولا دارای عناصر زیر است:
- شرح زمینه و شرایط منتهی به حادثه.
- رفتارهای کارمند(ان) در طول حادثه.
- پیامدهای رفتارها و تأثیر گسترده‌تر آن‌ها.
تکنیک حادثه بحرانی برای درک بهتر حوادث بهداشتی و ایمنی (به‌عنوان مثال، هر زمان که حادثه کاری باعث جراحت یا مرگ شود) و ارزیابی عملکرد و آموزش کارگران بسیار موثر است. در دو مورد آخر، روش حادثه بحرانی نمونه‌هایی از رفتارهای نادرست و غیرقابل‌قبول را فهرست می‌کند که می‌تواند برای ارائه بازخورد به یک کارمند یا به‌عنوان پایه‌ای برای آموزش کارهایی که کارکنان باید و نباید انجام دهند، مورد استفاده قرار گیرد.
فهرست وظایف (Task inventory)
فهرست وظایف یا تجزیه و تحلیل وظایف، فهرستی از تمام وظایفی است که یک شغل از آن تشکیل شده است. این وظایف اغلب به‌صورت تسک‌های مختلف دسته‌بندی می‌شوند. در روش TI فرکانس، اهمیت و دشواری هرکدام از تسک‌ها و وظایف را هنگام ایجاد فهرست کار مشخص می‌کنید.
مثلا جدول مربوط به فهرست وظایف برای یک مسئول پذیرش در مطب پزشک به شکل زیر خواهد بود:
| وظایف/ تسک‌ها | فرکانس | اهمیت | دشواری |
|---|---|---|---|
| پاسخ دادن به تلفن | ۳۰۰ بار در روز | متوسط | کم |
| پذیرش مهمانان و راهنمایی آن‌ها به اتاق انتظار | ۱۲۰ بار در روز | متوسط | کم |
| ارائه نوشیدنی به مهمانان | ۸۰ بار در روز | کم | کم |
| پاسخ به سوالات مراجعان و بازدیدکنندگان | ۳۰ بار در روز | زیاد | متوسط |
| مدیریت زمان انتظار برای دریافت خدمات یا پاسخ | ۳۰ بار در روز | متوسط | زیاد |
| دریافت شکایات و رسیدگی به آن‌ها | ۶ بار در روز | زیاد | بسیار زیاد |
سایر وظایف این شغل ممکن است شامل مدیریت قرار ملاقات‌ها و جلسات پزشک، مدیریت و پاسخ دادن به سوالات پزشکی به‌صورت تلفنی و حضوری و… باشد.
فهرست وظایف اغلب بر اساس ورودی‌های پانل‌های متخصص، افراد شاغل در آن شغل و مدیران آن‌ها ایجاد می‌شود. این فهرست برای ایجاد شرح شغل، طبقه‌بندی مشاغل، آموزش کارکنان و بررسی انطباق با الزامات قانونی بسیار مؤثر است.
تحلیل کارکردی شغل (Functional Job Analysis)
تجزیه و تحلیل کارکردی یک روش آنالیز شغل است که توسط وزارت کار ایالات متحده (DOL) توسعه یافته است. تجزیه و تحلیل کارکردی شغل یا (FJA) در اصل اطلاعات تخصصی در مورد اینکه چه کاری باید انجام شود و صلاحیت‌های کارگر مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز کار را ارائه می‌دهد.
معمولا FJA روی وظایف تمرکز می‌کند، نه روی آنچه انجام می‌شود. واقعیت هم این است که افراد معمولا روی کلیت انجام فعالیت برای یک شغل توافق بیشتری نسبت به نحوه انجام آن دارند. مثلا ممکن است «ایجاد احساس خوش‌آمدگویی به مهمانان» برای یک مسئول پذیرش در سالن هواپیمایی یکی از کارها و وظایف مهم باشد، اما راه‌های زیادی برای رسیدن به این هدف وجود دارد.
برخی دیگر از وظایف اصلی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- تایید کارت‌های پرواز و بلیت‌ها
- پاسخ به سوالات مربوط به پروازهای برنامه‌ریزی شده و امکانات ترمینال
- تایید رزروهای مسافران
- راهنمایی مسافران به سمت دروازه‌های خروج، گیت‌های پرواز و سایر امکانات ترمینال
- پاسخ به درخواست‌های سرویس پیجینگ
مراحل انجام تحلیل شغل
فرآیند تحلیل شغل ممکن است با توجه به نوع و بزرگی سازمان، موقعیت شغل و هدف از آنالیز شغل متفاوت باشد. مثلا می‌توانید با صحبت با یک یا دو نفر در محل کار یک تجزیه و تحلیل ساده و سریع انجام دهید که البته ممکن است برای اهداف خیلی جدی و هزینه‌بر چندان قابل اعتماد نباشد. ولی به‌هرحال اطلاعات کافی برای یک پیش‌نویس به‌عنوان شرح شغل را در اختیار شما می‌گذارد.
اگر می‌خواهید تحلیل شغل را خیلی رسمی و برای اهداف جدی‌تر انجام دهید باید پنج مرحله زیر را به‌صورت گام‌به‌گام دنبال کنید:
۱-هدف تجزیه و تحلیل شغل را مشخص کنید
نقطه شروع هر تحلیل شغلی تعیین هدف آن است. قبلا از هرکاری باید مشخص کنیم که چرا می‌خواهیم آنالیز شغل انجام دهیم. تعیین هدف تجزیه و تحلیل روی انتخاب روش تجزیه و تحلیل شغل، بودجه، رهبری پروژه، و… تأثیر می‌گذارد. شکی نیست که تجزیه و تحلیل شغلی که برای اهداف رشد و توسعه نیروهای انسانی سازمان انجام می‌شود، نسبت به تحلیل شغل برای ایجاد یک شرح شغل ساده، کارشناسان بیشتر، بودجه بیشتر و زمان بیشتری نیاز خواهد داشت.
۲-تعیین روش تحلیل شغل
همیشه مناسب‌ترین روش برای تجزیه و تحلیل شغل شما بستگی به هدفی دارد که در مرحله اول تعیین کرده‌اید. در ضمن بسته به روش انتخابی‌تان برای آنالیز شغل، روش و ابزارهای جمع‌آوری داده‌ها هم متفاوت خواهد بود.
جدول زیر می‌تواند به شما کمک کند موثرترین تکنیک تجزیه و تحلیل شغل را تعیین کنید و از آن برای تأثیرگذاری بر اقدامات آینده استفاده کنید. (اعداد از ۱ تا ۵ هستند. منبع)
| اهداف تجزیه و تحلیل شغل | میزان موثر بودن روش انجام تحلیل شغل | ||
| CIT | TI | FJA | |
| نوشتن شرح شغل | 2.59 | 4.2 | 4.07 |
| طبقه‌بندی مشاغل | 2.19 | 4.18 | 3.81 |
| ارزیابی شغل | 2.37 | 3.46 | 3.52 |
| طراحی شغل | 2.52 | 3.72 | 3.64 |
| نیازهای پرسنل منابع انسانی | 2.86 | 3.19 | 3.58 |
| ارزیابی عملکرد کارکنان | 3.91 | 3.24 | 3.58 |
| آموزش کارکنان | 3.42 | 3.65 | 3.63 |
| تحرک کارکنان و پویایی موقعیت‌های شغلی سازمان | 2.2 | 3.34 | 3.07 |
| بالا بردن کارایی و سلامت و ایمنی در محیط کار | 3.08 | 2.79 | 2.81 |
| برنامه‌ریزی برای توسعه نیروی کار | 2.24 | 3.41 | 3.11 |
| رعایت الزامات قانونی مربوط به کار | 2.66 | 3.67 | 3.38 |
۳-جمع‌آوری داده‌ها
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها دو مرحله مجزا در فرآیند تحلیل شغل هستند. پرکاربردترین تکنیک‌ها برای جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز تحلیل شغل، مشاهده، مصاحبه، پرسشنامه و گزارش کار هستند.
- مشاهده: داده‌های مشاهده‌ای معمولا خنثی‌ترین شکل جمع‌آوری داده‌ها هستند. از آنجایی که عملکرد عادی کارمندان را مختل نمی‌کنند زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرند. مثلا تحلیلگر شغل، فردی را که شغل مورد نظر را انجام می‌دهد در محل کار یا به‌صورت ویدیویی زیرنظر می‌گیرد. در نتیجه، این داده‌ها می‌توانند فعالیت‌های هر شغل را بر اساس واحد تجزیه‌و‌تحلیل انتخاب‌شده توصیف کنند.
- مصاحبه: مصاحبه روشی کلیدی برای جمع‌آوری داده‌هاست که می‌تواند در ترکیب با داده‌های مشاهده‌ای و پرسشنامه‌ای اطلاعات مورد نیاز برای تحلیل شغل را کامل کند. البته مهم است که مصاحبه‌ها و سوالات به خوبی آماده شده باشند و با دقت انجام شوند. اینجا هم مصاحبه‌کننده می‌تواند روی واحدهای مختلف تحلیل تمرکز کند تا وظایف، مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها و عناصر کاری را شناسایی کند.
- پرسشنامه: تحلیلگر شغل می‌تواند پرسشنامه‌ای را با سوالاتی در مورد وظایف شغلی، مسئولیت‌ها، تجهیزات، روابط کاری و محیط کار طراحی کند و در اختیار کارکنان بگذارد. پرسشنامه تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند توسط خود تحلیلگر طراحی شود یا از نمونه‌های آماده مثل پرسشنامه تحلیل موقعیت شغلی (PAQ) کمک بگیرد.
- گزارش کار پرسنل: معمولا کارمندان فعالیت‌های روزانه خود، زمان صرف‌شده برای هر کار و فوریت هر فعالیت را ثبت می‌کنند. این گزارش‌ها می‌تواند مبنای تجزیه و تحلیل شغل قرار بگیرد و به تحلیلگر کمک کند.
همان‌طور که گفتیم که روش تحلیل شغلی که انتخاب کرده‌ایم، روش‌های جمع‌آوری داده‌های مورد استفاده را هم تعیین می‌کند. مثلا تکنیک حادثه بحرانی بیشتر روی داده‌های ساختاری جمع‌آوری‌شده حوادث از طریق مصاحبه و داده‌های مشاهده‌ای از افراد درگیر در حادثه تمرکز دارد. یا در روش فهرست وظایف هم معمولا داده‌های مرتبط با فهرست وظایف و تسک‌های مختلف انجام‌شده در شغل جمع‌آوری می‌شود. این داده‌ها را می‌توان از طریق مشاهده، مصاحبه یا پرسشنامه‌های ساختاریافته تهیه کرد. تمرکز اصلی در اینجا ایجاد لیستی از وظایف، زمان صرف شده برای هرکدام از کارها و اهمیت یا دشواری آن‌هاست.
۴-تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها
روش مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل به داده‌های جمع‌آوری شده بستگی دارد. وقتی پای مقادیر زیادی داده‌های کمّی در میان است، معمولا تمرکز روی گزارش میانگین نمرات (M)، انحرافات استاندارد (SD)، تعداد شرکت‌کنندگان (N) و خطای استاندارد میانگین (SEM) برای تحلیل مفید است. SEM یک معیار تحلیل است که قابلیت اطمینان یا دقت نتایج را اندازه‌گیری می‌کند. مثلا اگر مقدار SEM برای یک تحقیق بالا باشد، احتمالا برای نتیجه‌گیری دقیق‌تر و درست‌تر به تحقیقات بیشتری نیاز خواهد بود.
بیایید به مثال مسئول پذیرش شرکت هواپیمایی برگردیم و ببینیم داده‌های جمع‌آوری‌شدهٔ احتمالی، درباره وظایف مختلف این شغل چه چیزی را نشان می‌دهند:
| وظایف مسئول پذیرش | M | SD | N | SEM |
|---|---|---|---|---|
| جواب دادن به تلفن | 4.3 | 0.5 | 49 | 0.1 |
| پذیرش مراجعان | 4 | 0.6 | 48 | 0.1 |
| ارائه نوشیدنی به مهمانان | 3.7 | 1.2 | 20 | 0.3 |
| پاسخ به سوالات مراجعان | 3.2 | 1.6 | 32 | 0.3 |
| مدیریت زمان انتظار مراجع | 2.5 | 2 | 12 | 0.6 |
در این مثال می‌بینیم که بین شرکت‌کنندگان در مورد چهار وظیفه اول اتفاق نظر وجود دارد، اما میانگین امتیاز پایینی در مورد مدیریت زمان انتظار بازدیدکنندگان وجود دارد. این داده ممکن است نشان‌دهنده این باشد که این وظیفه به‌عنوان بخشی از نقش اصلی دیده نمی‌شود. شاید فقط متخصصان ارشد بیشتر این کار را انجام می‌دهند. پس می‌تواند به‌عنوان رفتار فرانقشی واجد شرایط باشد.
علاوه بر این‌ها مورجسون و همکارانش تعدادی تکنیک تحلیلی دیگر را هم برای اندازه‌گیری اعتبار فهرست می‌کنند، مانند همبستگی و رگرسیون، تحلیل عاملی و خوشه‌ای، و سایر تکنیک‌های چند متغیره.
۵-بررسی میزان اثرگذاری تحقیق در روند مدیریت منابع انسانی
آخرین مرحله ضروری، تحقق تأثیر مورد نظر تجزیه و تحلیل شغل است. از این مرحله به‌عنوان اعتبار پیامدی یاد می‌شود. منظور هم میزان تأثیر تحلیل شغل بر مداخلات ناشی از آن است. یعنی می‌خواهیم ببینیم که آیا تحلیل شغل انجام‌شده منجر به تاثیرگذاری ملموس بر مدیریت منابع انسانی می‌شود یا خیر؟ شکی نیست که ارزیابی این اثرگذاری دشوار است، اما باید حتما انجام شود. چون زمانی که نوبت به انتخاب فرآیند تحلیل شغل برای دفعه بعد می‌رسد، بسیار مهم خواهد بود.
مثلا اگر یک مصاحبه سریع با دو کارمند پذیرش، تقریباً همان کیفیت توصیف شغل را با یک مطالعه ساختاریافته براساس پرسشنامه و… ارائه دهد، قطعا رویکرد اولی بسیار مقرون به‌صرفه‌تر است. نه تنها به این دلیل که باعث صرفه‌جویی در وقت تحلیلگر شغل می‌شود، بلکه به این دلیل که واحد پذیرش هم در ساعات کاری می‌توانند روی وظایف خود تمرکز کنند و نیازی نیست برای پر کردن پرسشنامه وقت بگذارند.
یادتان هم باشد هدف اصلی انجام تجزیه و تحلیل شغل، علاوه بر ایجاد یک شرح شغل دقیق، ساده کردن و تکامل مستمر موقعیت شغلی همگام با تغییرات صنعت و رشد سازمانی است. به‌عبارتی انجام آنالیز شغل باید به‌شکل منظم و هدفمند در بازه‌های زمانی مختلف انجام شود.
جمع‌بندی
تجزیه و تحلیل شغل یک تکنیک کاربردی و عملی است که جایگاه مهمی در مدیریت منابع انسانی دارد. استفاده خوب از تحلیل شغل می‌تواند روی نتایج کسبوکار تاثیرات مثبت بگذارد. متخصصان منابع انسانی می‌توانند از این داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات استخدامی بهتر و اطمینان از عملکرد بالاتر در محل کار و برنامه‌ریزی برای آموزش هدفمند و مدیریت عملکرد موثر استفاده کنند. یادتان باشد که تحلیل شغل یک کار بسیار زمان‌بر و گاهی پرهزینه است. انجام دقیق تجزیه و تحلیل شغل به زمان کافی برای طراحی و پر کردن پرسشنامه یا مصاحبه با ده‌ها نفر نیاز دارد. بهتر است برای تعیین روش کار و بودجه‌بندی و زمان‌گذاری نهایی همیشه از خودتان بپرسید که تحلیل کامل شغل تا چه حد برای کسبوکار شما ارزش دارد. در ضمن باید ماهیت به‌سرعت در حال تغییر مشاغل را هم در نظر بگیرید. همچنین برای تکمیل و تقویت مهارت‌های موردنیاز مدیریت منابع انسانی می‌توانید در بوت کمپ آموزش مدیریت منابع انسانی رهنما کالج شرکت کنید.
