فرقی نمی‌کند که در حوزه منابع انسانی تازه‌کار باشید، یا یک متخصص منابع انسانی باتجربه؛ همیشه یادگیری بیشتر درباره مهارت‌های نرم منابع انسانی و به‌روز کردن دانش در مواردی مثل مهارت‌های سازماندهی، ارتباطات، محرمانگی اطلاعات و سازگاری به شما کمک می‌کند تا وظایف روزانه کاری خود را بهتر مدیریت کرده و ارزش‌تان را برای شرکت و سازمان بالاتر ببرید. در این مقاله، برخی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیر منابع انسانی را با هم مرور می‌کنیم و به شما می‌گوییم که ویژگی مدیر منابع انسانی موفق چیست و چگونه می‌توان این ویژگی‌ها و مهارت‌ها را پرورش داد.
۱-مهارت‌های سازماندهی
مهارت‌های سازماندهی برای یک مدیر منابع انسانی بسیار مهم است. متخصصان منابع انسانی رابط بین کارمندان، مدیران میانی در بخش‌های مختلف و مدیران رده بالاتر در یک شرکت و سازمان هستند. در واقع این واحد منابع انسانی است که در عمل وظایفی را که باید توسط افراد و بخش‌های مختلف انجام شود مدیریت می‌کند و عملکرد هر تیم کاری و افراد مختلف را زیرنظر می‌گیرد.
برخی از مهم‌ترین مهارت‌های سازماندهی که به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا نقش خود را بهتر ایفا کنند عبارتند از:
- مدیریت زمان
تنظیم قراردادهای کاری و مدیریت برنامه‌های حقوق و دستمزد و بیمه از وظایف حساسی است که باید با زمان‌بندی درست و به‌موقع انجام شود. تیم‌های منابع انسانی مسئول رعایت موعد مقرر رد کدن بیمه و پرداخت حقوق و رعایت مقررات مربوطه هستند.
- مدیریت سوابق و عملکرد کارکنان
تیم‌های منابع انسانی معمولا با اطلاعات و اسناد زیادی سروکار دارند. از قراردادهای استخدامی در قالب‌های فیزیکی و دیجیتالی گرفته تا اسناد مربوط به بیمه‌نامه‌ها یا دریافت وام کارمندان. برای مدیریت بهتر این داده‌ها و ذخیره امن و بازیابی سریع‌تر آن‌ها، تیم‌های بزرگ منابع انسانی و متخصصان با تجربه این حوزه از سیستم‌های بایگانی مؤثر (مانند HRIS) استفاده می‌کنند.
- مدیریت تقویم کاری و جلسات
وظایف یک کارشناس منابع انسانی بسیار گسترده است. مخصوصا در شرکت‌های کوچک‌تر، بیشتر وقت‌ها یک یا دو نیروی منابع انسانی باید به تمام کارهای مربوطه رسیدگی کنند. مثلا باید در بین جلسات مختلف کاری با همکاران و مدیران، وظایف مهم دیگرشان مانند راه‌اندازی برنامه‌های آموزشی برای کارکنان و پیگیری اجرای رویدادهای بهبود مهارت‌های کارکنان را هم پیگیری کنند. اینجاست که داشتن مهارت‌های خوب مدیریت تقویم کاری و جلسات به تیم‌های پرمشغله منابع انسانی کمک می‌کند تا همچنان کارآمد بمانند.
برای تقویت مهارت‌های سازماندهی چه باید کرد؟
به‌عنوان یک کارشناس منابع انسانی می‌توانید از ابزارهای مدیریت تقویم برای برنامه‌ریزی جلسات آینده و ارسال اعلان‌ها استفاده کنید تا هیچ‌کدام از کارها و موارد مهم کاری‌تان را از دست ندهید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند RescueTime برای اندازه‌گیری زمان مورد نیاز هر کار کمک بگیرید تا زمان‌بندی دقیق‌تری برای تمرکز بر مسئولیت‌های خاص داشته باشید.
در نهایت همیشه یک برنامه روزانه کاری و هفتگی برای خودتان طراحی کرده و وظایف کاری‌تان را اولویت‌بندی کنید. نرم‌افزار‌ها و اپلیکیشن‌های خاصی هم وجود دارند که می‌توانند در اولویت‌بندی لیست‌های کاری به شما کمک کنند، مثل Todoist و Evernote. بنابراین به‌راحتی می‌توانید کارهای مهم‌تر را در ردیف بالاتری برای فوریت قرار دهید.
در ضمن بهتر است تمام این داده‌ها و فایل‌های مهم در یک مکان و مثلا روی یک نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی و سیستم‌های ردیابی متقاضی ذخیره شوند تا سرعت دسترسی به آن‌ها بالاتر باشد.
۲-مهارت‌های ارتباطی
یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیر منابع انسانی مهارت ارتباطی است. اصلا یک ویژگی مدیر منابع انسانی موفق داشتن توانایی برقراری ارتباطات انسانی خوب و کارآمد با دیگران و مخصوصا کارکنان است.
واقعیت این است که تیم‌های منابع انسانی براساس نوع کارشان باید به‌صورت روزانه به‌شکل‌های مختلف حضوری و رودررو، تلفنی یا ایمیلی با افراد زیادی در تعامل باشند.
برای همین هم داشتن مهارت‌های ارتباطی خوب برای متخصصان منابع انسانی ضروری است. این مهارت به آن‌ها کمک می‌کند تا مسائل را قبل از تبدیل شدن به یک بحران حل‌و‌فصل کنند. در زمان بحران‌های احتمالی نیز یک مهارت ارتباطی خوب می‌تواند با انتقال شفاف استانداردهای قانونی و تعهدات شرکت موضوع را خاتمه دهد.
برخی از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی که به‌درد نیروهای منابع انسانی می‌خورد شامل موارد زیر می‌شود:
- نوشتن به‌صورت واضح و شفاف
مهارت‌های نوشتاری خوب به متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا از برداشت‌های نادرست موضوعات مختلف جلوگیری کنند. از طرف دیگر یک متن ساده و روان و البته شفاف در ایمیل می‌تواند تا حدود زیادی ایمیل‌های رفت و برگشتی را به حداقل برساند و در زمان صرفه‌جویی کند.
- شنونده بودن
یک شنونده خوب بودن به مدیر منابع انسانی کمک می‌کند تا با کارکنان و مدیران گفتگوهای صادقانه داشته باشد، دیدگاه‌های مختلف و حتی انتقادی دیگران را دریافت کند و بهتر روی یافتن راه‌حل تمرکز کند.
- مدیریت تعارض
موقعیت‌های بالقوه ناراحت‌کننده در دنیای کاری امروز کم نیست؛ از اعلام تعدیل نیرو به‌دلایل اقتصادی گرفته تا شکایات مشتریان ناراضی از کارمندان و حتی مذاکرات جدی بر سر حقوق و دستمزد. یک تیم منابع انسانی قوی و کاربلد می‌تواند با مدیریت درست این موقعیت‌های ناخوشایند و رعایت انصاف و حقوق انسانی کارمندان به حفظ و آرام نگه داشتن محیط‌های کاری کمک کند.
چگونه می‌توان مهارت‌های ارتباطی را تقویت کرد؟
برای تقویت مهارت‌های ارتباطی می‌توانید کتاب بخوانید یا دوره‌های آموزشی مهارت‌های نرم را بگذرانید و توانایی‌های مربوط به مذاکره و متقاعدسازی، مهارت گوش دادن، همدلی و مدیریت تعارض را در خودتان بهبود دهید. همچنین بد نیست روی توانایی‌های ارائه و سخنرانی هم کار کنید. مثلا می‌توانید از یک همکار با مهارت‌های گفتاری قوی کمک بگیرید یا در مقابل گروه کوچکی از اعضای تیم‌تان تمرین کنید.
علاوه بر همه این‌ها می‌توانید از بازخورد و نکاتی که همکاران در تیم‌های مختلف، بعد یا حین جلسات کاری به شما می‌گویند هم استفاده کنید. مخصوصا همکاران تیم فروش راهنماهای واقعا خوبی در مورد چگونگی بهبود مهارت‌های مذاکره و متقاعدسازی محسوب می‌شوند. حتی شاید بخواهید از یک ویرایشگر کمک بگیرید تا متن ایمیل‌ها و سخنرانی‌هایتان را تصحیح کند و تمرین‌هایی را برای مهارت‌های نوشتاری شما پیشنهاد دهد.
درضمن حتما یاد بگیرید که برای تفسیر نشانه‌های غیرکلامی به زبان بدن و حالات چهره طرف مقابل‌تان هم توجه کنید تا ارتباط بهتری بین‌تان برقرار شود. می‌توانید درباره یادگیری زبان بدن نیز کتاب بخوانید یا دوره ببینید.
۳-مهارت‌های رازداری
رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات یکی از مهارت‌های نرم منابع انسانی است. اما واقعا چرا محرمانه بودن اطلاعات در تیم‌های کاری منابع انسانی مهم است؟ فراموش نکنید که کارکنان واحد منابع انسانی معمولا با اطلاعات حساسی مانند حقوق و مزایای تیم‌های کاری و افراد مختلف و حتی اسناد مربوط به جبران خسارت در یک دعوای حقوقی کارفرما و کارمند سروکار دارند. خیلی وقت‌ها هم این اطلاعات به مسائل شخصی کارمندان مربوط می‌شود. مثلا دلیل تقاضای وام یا استعفا برای خیلی‌ها می‌تواند شخصی باشد و دلشان نخواهد دیگر همکاران چیزی درباره آن بدانند.
برخی از دلایل اصلی برای رعایت رازداری و محرمانگی در دپارتمان منابع انسانی را می‌توان به‌شکل زیر دسته‌بندی کرد:
- افشای اطلاعات شخصی یک کارمند (به‌عنوان مثال سابقه پزشکی) می‌تواند آن فرد را در موقعیت ناراحت‌کننده‌ای قرار دهد. همچنین انتشار این اطلاعات ممکن است برای کسبوکار و شرکت هم از نظر قانونی مشکل‌ساز شود. به همین دلیل اطلاعات شخصی و حساس باید با دقت مدیریت شوند.
- اعضای تیم منابع انسانی به اطلاعات و اسناد رسمی شرکت از جمله شرایط قراردادهای کاری، بودجه، حقوق و نامه‌های مختلف مثل استعفا یا جابه‌جایی در رده‌های مدیران بالایی دسترسی دارند. پس مهم است که از درز شایعات درباره این اطلاعات جلوگیری و حرفه‌ای بودن‌شان را همیشه حفظ کنند.
- متخصصان منابع انسانی همچنین با تعداد زیادی از چالش‌ها و تعارضات بین کارمندان و مدیران سروکار دارند. مثلا برخی کارمندان ممکن است با یک یا چندین مورد از موارد خط مشی شرکت موافق نباشند یا با مدیر بالادستی خود به‌مشکل بخورند و موضوع را با HR درمیان بگذارند. اینجاست که تیم منابع انسانی باید حس اعتماد به کارمندان بدهد تا آن‌ها به‌اندازه کافی احساس امنیت کنند و خیالشان راحت باشد که گفتن از مشکلات‌شان بر وضعیت شغلی آن‌ها تأثیری نخواهد گذاشت.
در یک کلام همیشه مهم است تا متخصصان منابع انسانی به کارمندان و حتی کارفرما اطمینان بدهند که به حفظ حریم خصوصی آن‌ها احترام می‌گذارند و از اطلاعات شخصی و مهم کاری آن‌ها محافظت می‌کنند.
چند راهکار ساده اما کاربردی برای تقویت مهارت رازداری و محرمانگی
در اولین قدم باید خط‌مشی‌های منصفانه ایجاد کنید که به دغدغه‌های مختلف کارکنان پاسخ دهد. به‌عنوان مثال خط‌مشی شکایت باید خیلی روشن توضیح دهد که کارمندان چگونه می‌توانند شکایات خود را بیان کنند، و تضمین کند که منابع انسانی به حریم خصوصی آن‌ها احترام می‌گذارد و نام‌شان افشا نمی‌شود.
یک کار خوب این است که کتابچه راهنما برای کارمندان تدوین کنید و دستورالعمل‌ها و رویه‌های شرکت را در اختیار همه کارمندان قرار دهید. زمانی که کارمندان نگرانی‌هایی دارند به‌عنوان مشاور عمل کنید. مهم است که به‌عنوان کارشناس منابع انسانی در دسترس باشید و حتی خودتان از کارمندان و مدیران بخواهید به‌صورت دوره‌ای و هر چندوقت یک‌بار با شما صحبت کنند و انتقادات و دغدغه‌هایشان را بگویند.
در کنار تمام این‌ها بد نیست برای تضمین حفظ اطلاعات شخصی کارکنان و شرکت حتما به توصیه‌های فنی و عملی کارشناسان حقوقی و فناوری اطلاعات در مورد نحوه مدیریت و ذخیره داده‌های شخصی حساس توجه کنید.
۴-مهارت‌های سازگاری
انعطاف‌پذیر بودن یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای یک کارشناس منابع انسانی محسوب می‌شود. خیلی وقت‌ها شرایط غیرقابل پیش‌بینی‌شده در کار، مثلا استعفای یک کارمند یا مدیر می‌تواند دستور کار روزانه یک متخصص منابع انسانی را به‌هم بریزد. پس مهم است که تمام افرادی که در واحد منابع انسانی کار می‌کنند بتوانند خودشان را با شرایط جدید سازگار کنند.
اعضای تیم منابع انسانی برای تطبیق یا حتی پیش‌بینی تغییرات، باید این مهارت‌ها را توسعه دهند:
- مدیریت و اجرای تغییرات
تیم منابع انسانی باید بتواند بفهمد چه زمانی وقت اصلاح خط‌مشی‌های قدیمی و ایجاد سیاست‌های جدید است. همچنین باید برای کمک به کارکنان در پذیرش تغییرات برنامه داشته باشد. مثلا اگر قرار است نقش‌ها و وظایف جدیدی برای کارمندان تعریف شود، باید حتما تیم منابع انسانی با آموزش به آن‌ها، در انتقال به نقش‌های جدید کمک کند.
- بزرگ فکر کردن و تصویرسازی ایده‌‌ها
مدیر منابع انسانی در واقع شریک تجاری کسبوکار است و در تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی‌های استراتژیک کسبوکار همکاری جدی دارد. بنابراین باید بتواند نیاز به تغییرات را پیش‌بینی کند و از تغییرات تصویرسازی عینی ارائه دهد. مثلا برای زمانی که یک کسبوکار در حال رشد است و حجم کارها کم‌کم افزایش پیدا می‌کند، احتمالا سرمایه‌گذاری منابع انسانی روی کارکنان فعلی با طراحی و به کارگیری برنامه‌های مسیر شغلی جدید منطقی به‌نظر می‌رسد. در کنار آن باید حتما برای ادامه کار و حفظ بهره‌وری کارمندان و بازدهی کارها برای استخدام و جذب نیروی جدید هم برنامه‌ریزی کند.
- خودارزیابی و بهبود مدام
کلید ایجاد یک محیط کاری سالم این است که به‌عنوان کارفرما مدام خودتان را ارزیابی کنید. کارکنان منابع انسانی که ذهنیت باز و فعالانه دارند می‌توانند به مدرن نگه داشتن شرکت شما کمک کنند. مثلا با افزودن مزایا یا برگزاری خلاقانه دوره‌های آموزشی، احساس رضایت کارمندان را حفظ کنند و بالا ببرند. با این کار بهره‌وری کاری و در نهایت سودآوری شرکت شما هم بیشتر می‌شود.
راه‌های بهبود مهارت‌های سازگاری برای مدیر منابع انسانی
برای بهتر کردن مهارت سازگاری اصلا قرار نیست کار سخت و عجیبی انجام دهید. سازگاری خیلی وقت‌ها به‌صورت ذاتی یک ویژگی مدیر منابع انسانی موفق است و فقط باید کمی روی آن کار کنید. کافی‌ست معیارها را دنبال کنید تا بفهمید چه چیزی در فعالیت‌های تیم منابع انسانی یا در کل شرکت کار می‌کند و چه چیزی نیاز به بهبود و تغییر دارد.
فراموش نکنید با رهبران حوزه کاری خود، چه به صورت حضوری در طول کنفرانس‌های منابع انسانی یا به‌صورت آنلاین (مثلاً در شبکه‌های اجتماعی و انجمن‌های تخصصی) در ارتباط باشید. پیوستن به انجمن‌های مرتبط و بحث‌های آنلاین بین متخصصان منابع انسانی کمک می‌کند تا از جدیدترین تغییرات در قانون کار یا استراتژی‌های مدیریتی آگاه شوید.
از همه مهم‌تر به نظرات کارمندان گوش دهید. حتی خودتان فعال باشید و از کارمندان نظرسنجی کنید که تا چه اندازه از فضای کاری و محیط کاری شرکت راضی هستند و دوست دارند چه امتیازات و امکاناتی برایشان فراهم شود.
یادتان باشد حتی بحث‌های معمولی و گفت‌وگوهای دوستانه هم ممکن است ایده‌هایی برای تغییر به شما بدهد. مثلا اگر شکایات مکرر در مورد یک خط‌مشی خاص شرکت دریافت می‌کنید احتمالا نیاز به بازبینی مجدد آن خواهید داشت.
جمع‌بندی
متخصصان منابع انسانی برای موفقیت به مهارت‌های زیادی نیاز دارند. از مهارت‌هایی مانند سازماندهی و مدیریت گرفته تا مهارت‌های ارتباطی و همدلی. زیرا معمولا باید به‌طور همزمان روی چندین موضوع کار کنند و نیاز دارند اطلاعات حساس را به وضوح از طریق تلفن یا به‌شکل نوشتاری در ایمیل به دیگران منتقل کنند.
به‌زبان ساده به مهارت‌هایی مثل گوش دادن فعال، توانایی برقراری ارتباط کلامی و غیرکلامی، آگاهی اجتماعی، خود مدیریتی، مسئولیت‌پذیری و… مجموعه مهارت‌های نرم منابع انسانی می‌گویند. شما هم اگر می‌خواهید به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی پیشرفت کنید باید به‌صورت مدام روی این مهارت‌ها کار کنید. علاوه‌براین، با شرکت در بوت کمپ آموزش مدیریت منابع انسانی رهنما کالج برای بهتر شدن در مهارت‌های مدیر منابع انسانی کمک بگیرید.
