فرایند استخدام، ستون فقرات، نقطه شروع کارها و عنصر اصلی وظایف واحد منابع انسانی است. با جذب استعدادها و نیروهای خبره و تضمین حفظ آن‌ها، موفقیت شرکت و سازمان در بازار رقابتی امروز تضمین می‌شود. واقعیت این است که بدون کارکنانی که با دقت انتخاب شده‌اند، هیچ شرکت موفقی هم وجود نخواهد داشت. اما خیلی وقت‌ها جذب و استخدام کارمندانی که واقعا برای موقعیت‌های شغلی مورد نظر شرکت مناسب باشند یک چالش جدی محسوب می‌شود؛ یا دست‌کم زمان و هزینه زیادی از کارفرما و تیم منابع انسانی می‌گیرد. مخصوصا که نرخ رشد شرکت‌ها در عصر امروز تصاعدی‌شده و نیاز به جذب پیوسته و پویای کارکنان با انگیزه و ماهر چند برابر شده است. فرایند سنتی استخدام هم معمولا زمان‌بر است و در نهایت همه نمی‌‌تواند نیروها و استعدادهای درجه یک را جذب کند؛ یعنی عملا نوعی هدر دادن هزینه خواهد بود. پس در دنیایی که روز‌به‌روز همه‌چیز در آن دیجیتالی می‌شود و دورکاری در آن به یکی از ارکان اصلی بازار کسب‌وکار تبدیل‌شده، چگونه می‌توانیم به سرعت کارمندانی با استعداد و مناسب را استخدام کنیم؟ در این مقاله فرایند استخدام و مراحل جذب و گزینش بهترین نیروها را با هم مرور می‌کنیم.
منظور از فرایند استخدام چیست؟
فرایند استخدام به زبان ساده در واقع تمام مراحلی است که برای جستجو، شناسایی و استخدام واجد شرایط‌ترین کاندیداها برای یک موقعیت شغلی انجام می‌شود. خود همین مراحل شامل اقدامات مختلفی مثل نوشتن شرح شغل و ایجاد آگهی‌های استخدامی، انتشار آگهی‌ها در کانال‌های بازار کار مختلف مثل شبکه‌های اجتماعی و در نهایت بررسی فهرست نهایی نامزدها و مصاحبه با آن‌ها می‌شود.
معمولا بسته به اندازه شرکت و تعداد کارمندان ممکن است فرایند استخدام ساده‌تر یا پیچیده‌تر باشد. طبیعتا هر چه شرکت بزرگ‌تر باشد، فرایند استخدام شامل مراحل مختلفی خواهد بود و احتمالا هم توسط افراد متعدد از جمله تیم‌های مدیریت منابع انسانی و مدیریت و… پیگیری می‌شود.
هرچه هست فرایند استخدام هم مثل هر کار دیگری در حوزه مارکتینگ به کمپین‌های بازاریابی نیاز دارد. کمپین‌هایی که هدف‌شان دستیابی به سازگارترین جویندگان کار است. معمولا استخدام‌کنندگان از آگهی‌ها و تابلوهای شغلی، تبلیغات، کانال‌های شبکه‌های اجتماعی و ابزارهای دیگری مثل آگهی‌ها، اینفوگرافیک‌ها و غیره برای اجرای کمپین‌های جذب نیرو، استفاده میکنند.
هنگام استخدام کارمندان به دنبال چه ویژگی‌ها و مهارت‌های فردی باشیم؟
شرکت‌ها باید خودشان در مورد کیفیت‌ها و ویژگیهای مورد نیاز نیروهایی که قرار است استخدام کنند تصمیم بگیرند. بسته به نوع موقعیت شغلی و حتی بزرگی شرکت ممکن است این ویژگی‌ها متفاوت باشد. با این حال یک سری موارد کلیدی وجود دارد که بهتر است کم یا زیاد بدون توجه به مشخصات شغلی در بین همه کارکنان وجود داشته باشد:
پتانسیل تولید نتایج
خیلی از افرادی که برای استخدام شدن در یک موقعیت شغلی خاص درخواست همکاری می‌دهند، معمولا از نظر فنی مهارت‌های قابل قبولی دارند. اما مهم این است که برای انتخاب نیروی مناسب از بین این کاندیداها افرادی را انتخاب کنید که با این مهارت‌های‌شان پتانسیل تولید نتایج مورد نظر برای شرکت و سازمان شما را دارند. یعنی اولویت باید بر روی مهارت‌های مناسب در نامزد باشد. آن هم مهارت‌هایی که نتایج آن با اهداف و سیاست‌های شرکت و موقعیت شغلی مورد نظر هم‌خوانی دارد.
توانایی استفاده واقعی از مهارت‌ها
در برخی موارد هم نامزدها و کاندیداهای احتمالی یک شغل مهارت‌ها و حتی مدارک مربوط به انجام وظایف آن شغل خاص را دارند، اما نمی‌توانند از این مهارت‌ها به شکل واقعی و در عمل استفاده کنند؛ مثلا به دلیل فشار کاری زیاد مجموعه یا ناتوانی در همکاری با دیگر اعضای تیم. پس مهم است که به عنوان کارفرما در زمان استخدام روی استفاده واقعی از مهارت‌ها توسط کاندیداها تاکید کنید.
توانایی کار تیمی
بیشتر مشاغل امروزی معمولا در تیم‌های مختلف کاری تقسیم‌بندی و اجرایی می‌شوند. اعضای هر کدام از تیم‌های کاری یک شرکت باید جدا از مهارت‌های مناسب برای مشخصات شغلی توانایی همکاری تیمی هم داشته باشند و بتوانند با دیگر افراد تیم خود و همچنین سایر تیم‌ها به خوبی در ارتباط باشند و کار کنند.
صداقت
صداقت یکی از مهم‌ترین ویژگیهای فردی‌ست، اما معمولا هنگام استخدام کارمندان چندان توجهی به این ویژگی نمی‌شود. از صداقت درباره مدارک و توانایی‌ها و تجربه‌های کاری گرفته تا صداقت در روابط روزمره در محیط کاری بسیار مهم است. همین ویژگی ساده اما مهم می‌تواند از بسیاری چالش‌های فنی و بین‌فردی در محیط کار جلوگیری کند.
مدیریت بحران و انتقادها
واقعیت این است که چالش و مشکل در کار امری طبیعی است. پس مهم است که کارمندان بتوانند انتقادهای کاری را به خوبی مدیریت کنند و واکنش تندی نسبت به این انتقادها نشان ندهند. ناتوانی در پذیرش اشتباه، باعث می‌شود یک کاندیدا با همه ویژگیهای مثبت فنی و مهارت‌های عالی کاری یک گزینه غیرقابل اعتماد برای شغل مورد نظر باشد.
پاسخگویی
توانایی پاسخگویی دقیق و با حوصله مخصوصا برای موقعیت‌های شغلی خاص که نیاز به تعامل با مردم دارند، بسیار مهم است. در ضمن پاسخگو بودن، میزان تعامل با همکاران و هم‌تیمی‌ها را هم افزایش می‌دهد و پتانسیل رشد شخصی، حرفه‌ای و سازمانی را بالا می‌برد.
فرایند استخدام منابع انسانی شامل چه مراحلی است؟
همانطور که پیش‌تر هم گفتیم فرایند استخدام طیف وسیعی از مراحل و کارها را شامل می‌شود. مراحلی که برای هر سازمان و شرکتی بسته به متناسب با نیازها، اهداف و ارزش‌های سازمانی متفاوت خواهد بود. با این حال معمولا چرخه فرایند استخدام هفت مرحله اساسی دارد. فرقی نمی‌کند که یک استارتاپ نوپا هستید یا یک کسب‌وکار قدیمی و کهنه‌کار که می‌خواهد استراتژی استخدام خود را بهبود دهد، می‌توانید با دنبال کردن این هفت مرحله کار را دنبال کنید:
۱-نیازها و الزامات موقعیت شغلی را تعیین کنید
درست مانند هر کار دیگری در زندگی، فرایند استخدام هم با شناسایی آنچه برای یک موقعیت شغلی خاص نیاز دارید شروع می‌شود. یعنی قبل از نوشتن یک آگهی کاری و ارسال آن در شبکه‌های اجتماعی باید به این فکر کنید که چه شکاف‌هایی در تیم‌های کاری شما وجود دارد. مثلا بررسی کنید که آیا برخی از کارمندان بار کاری غیرمنطقی را تحمل میکنند که ممکن است بر عملکرد، بهره‌وری و سلامت روان آن‌ها تأثیر بگذارد. سپس ببینید که آیا برای بر عهده گرفتن این تعهدات اضافی به یک موقعیت شغلی تازه و یک نیروی جدید نیاز دارید یا از بین نیروهای قبلی افرادی می‌توانند برای انجام وظایف و مسئولیت‌های مربوطه کمک کنند. اگر هیچ یک از کارمندان فعلی شما نتوانستند این شکاف کاری را با آموزش یا مهارت مجدد پر کنند، باید به فکر استخدام نیروی جدید و اضافه باشید.
۲-یک شرح شغلی جذاب بنویسید
اگر نهایتا تصمیم به ایجاد یک موقعیت شغلی جدید و نیروی تازه در شرکت بود، باید مهارت‌ها، توانایی‌ها و تجربیات مورد نیاز برای این موقعیت شغلی را هم مشخص کنید. همچنین باید تعهدات و مسئولیت‌های کارمند جدید را روشن کنید. سپس با در نظر گرفتن همین موارد یک شرح شغلی مختصر برای نامزد ایده‌آل خود بنویسید و مطمئن شوید که توانایی‌ها و ویژگی‌هایی که این فرد باید داشته باشد را در این متن بیان میکنید.
فراموش نکنید که در شرح شغلی خود نام و جزئیات سازمان، عنوان شغل، تعهدات و مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و دانش‌های مورد نیاز، موقعیت مکانی، حقوق و دستمزد، پاداش‌ها و مزایا را بنویسید. اگر برای نوشتن شرح شغلی مناسب و جذاب سردرگم هستید می‌توانید مقاله مربوط به نوشتن شرح شغلی را در وبلاگ رهنما کالج بخوانید تا همه ریزه‌کاری‌های لازم برای شرح شغلی را یاد بگیرید.
۳-انتخاب پلتفرم برای ارسال آگهی‌های شغلی
جذب استعدادها و افراد خبره در پلتفرم‌های مختلف کاریابی و کارفرمایی یکی از چالش برانگیزترین و در عین حال جذاب‌ترین بخش‌های استخدام محسوب می‌شود. البته هنوز هم بیشتر استخدام‌کنندگان از روش‌های سنتی برای جستجوی استعدادها استفاده میکنند. مثلا در سایت شرکت یک صفحه مخصوص برای درخواست همکاری در نظر می‌گیرند یا حتی همچنان در روزنامه‌ها درخواست جذب نیرو منتشر میکنند. مهم این است که بر اساس نوع کار و مخاطبی که برای آن آگهی میکنید کانال تبلیغی مناسب را انتخاب کنید. مثلا کاندیداهای با تجربه بیشتر در سایت‌های حرفه‌ای کاری مثل ایران‌تلنت و لینکدین و… یافت می‌شوند، اما اگر برای موقعیت شغلی مورد نظر به افراد تازه‌کار نیاز دارید بهتر است در شبکه‌های اجتماعی تبلیغ کنید.
اگر از ابزارها و پلتفرم‌های مدرن برای تبلیغ آگهی استخدام استفاده میکنید، باید مطمئن شوید که متن‌های درخواست همکاری شما جذاب، واضح و کاربر پسند است. همیشه اطلاعات استخدامی را به‌روز نگه دارید و داده‌های مربوط به مشاغل تازه‌تر را اضافه کنید. مطمئن شوید که آگهی‌های شغلی شما منعکس‌کننده فرهنگ شرکت شماست و از عکس‌ها و فیلم‌ها هم برای بهتر نشان دادن محیط کاری به درخواست‌دهندگان کمک بگیرید.
حواستان باشد که روند درخواست شغل خود را آسان و سریع طراحی کنید. نیازی نیست تا داوطلبان قبل از ارسال رزومه خود، فرم‌های خسته‌کننده درباره اطلاعات اضافی را هم پر کنند.
۴-غربال‌گری و فیلتر کردن کاندیداها
معمولا بعد از انتشار آگهی‌های استخدام در کانال‌های مختلف با فهرست بلند و طولانی از درخواست‌دهندگان مواجه می‌شوید. برای انتخاب گزینه‌های مناسب برای مصاحبه یا آزمون و… نیاز به غربال‌گری در بین رزومه‌ها دارید. شما باید از بین این افراد سازگارترین متقاضیان را برای شغل مورد نظر پیدا و با آن‌ها مصاحبه کنید.
این مرحله احتمالا یکی از چالش برانگیزترین و زمان‌برترین مراحل کار استخدام است. اما می‌توانید با در نظر گرفتن برخی نکات و روشن کردن حداقل شرایط، انتخاب مواردی که دارای ویژگیهای مورد نظرتان هستند را راحت‌تر و سریع‌تر غربال‌گری کنید.
بهتر است هم متقاضیان کار با حداقل ویژگیهای لازم و هم آن‌هایی که دارای مهارت‌ها و تجربیات بالاتر هستند را فهرست کنید. سپس بررسی کنید تا تشخیص دهید که آیا شک یا سؤالی در رزومه آن‌ها وجود دارد یا خیر. می‌توانید از مصاحبه برای تایید شدن آنچه در رزومه نوشته‌اند استفاده کنید.
بسیاری از شرکت‌ها در این مرحله برای بررسی سوابق افراد از شبکه‌های اجتماعی کمک می‌گیرند تا خیال‌شان راحت شود که درخواست‌دهنده کار سوابق جنایی یا سابقه سوء رفتار در محیط کار نداشته باشد.
۵-مصاحبه با نامزدهای واجد شرایط
بعد از بررسی رزومه‌ها و درخواست‌ها باید برای تصمیم‌گیری نهایی از بین کاندیداهای ایده‌آل، با نامزدهای انتخاب‌شده مصاحبه کنید. این مصاحبه‌ها معمولا حضوری هستند و گاهی حتی در دو یا سه نوبت انجام می‌شود. البته این روزها استخدام‌کنندگان از اینترنت و پلتفرم‌های ویدیویی آنلاین هم برای مصاحبه‌های کاری استفاده میکنند.
۶-ارزیابی نهایی و ارائه پیشنهاد کار
ممکن است بعد از مصاحبه کاری مطمئن باشید که نامزد مورد نظرتان حتما پیشنهاد همکاری شرکت شما را می‌پذیرد، اما برای سناریوهای غیرمنتظره آماده باشید و مذاکره بر سر حقوق و مزایا را برای جذب استعدادها جدی بگیرید.
یک پیشنهاد شغلی باید شامل جزئیات کاملی درباره قرارداد کاری باشد. مثلا: روز شروع قرارداد، شرایط شغلی، ساعات کاری و میزان حقوق. از نوشتن اطلاعات مبهم در پیشنهاد کاری خودداری کنید، زیرا ممکن است نامزد را از امضای قرارداد منصرف کند.
البته حتما قبل از ارائه پیشنهاد نهایی، همه چیز را بررسی کنید و مطمئن شوید که کارمند آینده شما همان فردی است که می‌توانید برای این موقعیت شغلی به او اعتماد کنید.
۷-حضور نیروی تازه در مجموعه و آن‌بوردینگ (Onboarding)
مرحله نهایی استخدام جایی‌ست که نیروی جدید قرارداد کاری شما را پذیرفته است و امضا می‌کند و عملا عضو جدیدی از تیم شما می‌شود. در این زمان باید برنامه درستی برای روز اول کاری نیروی تازه و معرفی او به همکاران و آشنایی او با فضای کاری فیزیکی شرکت داشته باشید. یک استقبال گرم و گفتن تمام جزئیات لازم درباره محیط کاری و همکاران به او کمک می‌کند تا زودتر هماهنگی لازم را با مجموعه پیدا کند. در ضمن وقتی نیروهای کاری شما شروع خوبی در زمان ورود داشته باشند، احتمال بیشتری دارد که دست‌کم تا سه سال در شرکت شما بمانند.
جمع‌بندی
شاید استخدام نیروی تازه برای یک شرکت و سازمان از دور کار سختی به نظر نرسد. برای خیلی‌ها فرایند استخدام فقط انتشار آگهی جذب نیرو و نهایتا یک مصاحبه حضوری با تعدادی از درخواست‌دهندگان است. اما واقعیت فرایند استخدام چیزی پیچیده‌تر و البته مهم‌تر است. با رعایت همه چیزهایی که در این متن با هم خواندیم، می‌توانید یک استراتژی کارآمد برای استخدام استعدادهای کاری در حوزه خود طراحی و اجرا کنید. یعنی عملا چندین قدم از رقبا در جذب افراد خبره و معرفی خود به عنوان یک کارفرمای کاربلد جلو خواهید افتاد. اگر هم درباره مدیریت واحد منابع انسانی و نوشتن شرح شغلی و ساخت برند کارفرمایی اطلاعات بیشتری می‌خواستید می‌توانید در بوت کمپ‌های تخصصی آموزش منابع انسانی رهنما کالج شرکت کنید.
