مصاحبه از مهمترین بخشهای فرایند استخدام است که کمک میکند در مورد نامزدها چیزهایی فراتر از رزومه آنها متوجه شوید. در پست قبلی درباره انواع مصاحبه صحبت کردیم و در این پست میخواهیم به بررسی انواع تکنیک مصاحبه بپردازیم. به طور کلی معمولا تکنیکهای مصاحبه استخدامی به سه دسته تقسیم میشوند: مصاحبههای بدون ساختار، نیمه ساختاریافته و مصاحبههای ساختاریافته. در میان این سه تکنیک، مصاحبههای ساختاریافته بهترین کارایی را برای جلوگیری از تصمیمگیری اشتباه در استخدام و کاهش تعصبات در فرایند استخدام دارند. اگر میخواهید بدانید تکنیک مصاحبه ساختاریافته دقیقا چیست و چگونه باید یک مصاحبه ساختاریافته انجام دهید این مقاله را تا انتها بخوانید.
منظور از مصاحبه ساختاریافته چیست؟
مصاحبه ساختاریافته (Structured Interviews) یکی از تکنیکهای اصلی مصاحبه محسوب میشود که شامل مجموعهای از سوالات استاندارد است که از همه مصاحبهشوندگان پرسیده میشوند. سوالات پرسیدهشده در مصاحبه ساختاریافته معمولا ترتیب مشخصی دارند و به جز موارد ذکرشده سوال دیگری به مصاحبه اضافه نمیشود. یعنی هم سوالات مصاحبه مشخص هستند و هم ترتیب و نوبت پرسیدن آنها از قبل تعیین شده است. در واقع میتوان به نوعی گفت مصاحبه ساختاریافته همان مصاحبه استاندارد است.
ویژگی مهم این تکنیک مصاحبه این است که مصاحبهکننده با داشتن لیستی از سوالات به راحتی میتواند روی هدف مصاحبه تمرکز کند و با سوالات یکسان، همه نامزدها را به خوبی محک بزند. در ضمن به دلیل داشتن ساختار مشخص و پیگیری راحتتر اهداف مصاحبه میتواند در مدیریت زمان کمک کند و زمان هر مصاحبه را به شدت کاهش دهد.
انواع مصاحبه ساختاریافته کدامند؟
انواع مصاحبه ساختاریافته به موقعیت شغلی، نوع دانش و مهارتهای مورد نیاز شغل و همچنین نگرشها، رفتارها و سایر ویژگیهای شخصیتی و فنی مورد نیاز برای شغل بستگی دارد. شناختهشدهترین نوع مصاحبهها که از تکنیک سوالات ساختاریافته استفاده میکنند، مصاحبههای رفتاری و موقعیتی هستند. با این حال معمولا یک مصاحبه ساختاریافته شامل دو نوع سوال میشود:
۱-سوالات باز (Open-Ended Questions)
پاسخ به سوالات باز هیچ محدودیت خاصی ندارد و حتی باید مفصل باشد. یعنی مصاحبهشونده میتواند تا زمانی که تمام چیزی که میخواهد در پاسخ به یک سوال باز بگوید را مدیریت کند به پاسخ دادن ادامه بدهد. برای همین هم این سوالات برای رسیدن به پاسخ سوالاتی که نیاز به توضیحات عمیقتر و کاملتری دارند استفاده میشوند. البته در این شکل از مصاحبه، باز هم سوالات پشت سر هم باقی میمانند و ترتیب مشخصی دارند. به طور کلی اگر به عنوان مصاحبهکننده به دنبال پاسخ دقیق یک سوال هستید، حتما باید موضوع را در سوالات باز از نامزد بپرسید.
۲-سوالات بسته (Open-Ended Questions)
در این نوع مصاحبه ساختاریافته، مصاحبهکننده فقط سوالاتی با پاسخ «بله یا خیر» از نامزدها میپرسد. در واقع این سوالات جوابهای مشخص و واضحی دارند و برای پاسخ دقیق و کامل نیازی به پاسخ طولانی نخواهد بود. مثلا وقتی میخواهید از یک مصاحبهکننده بپرسید که متاهل است یا مجرد، پاسخی که انتظار دارید فقط بله یا خیر است. برای چنین سوالاتی، پاسخ کامل با همین یک کلمه به دست میآید و میتوانید برای تکمیل مصاحبه به سراغ سؤال بعدی بروید. برای همین این دست سوالات باعث صرفهجویی در زمان مصاحبه میشوند.
۳-ترکیبی از دو نوع سوال باز و بسته در یک مصاحبه ساختاریافته
مصاحبه فقط بر اساس سوالات بسته هیچوقت کامل نیست و برای تکمیل اطلاعات در مورد نامزد نیاز دارید تا از سوالات باز هم استفاده کنید. بهتر است همیشه مصاحبه ساختاریافته شما ترکیبی از سوالات باز و بسته باشد. در واقع یک پرسشنامه مناسب برای یک مصاحبه ساختاریافته، شامل نسبت مناسب و متعادلی از سوالات باز و بسته خواهد بود.
در ضمن به عنوان مصاحبهکننده، کارتان فقط پرسیدن سوالات باز و بسته نیست، بلکه باید هنگام پاسخ دادن به سوالات، نامزدها را زیر نظر داشته باشید. مثلا حتما باید به لحن، زبان بدن و اعتمادبهنفس آنها در زمان پاسخ دادن دقت کنید.
مصاحبههای ساختاریافته چه تفاوتی با مصاحبههای بدون ساختار دارند؟
تفاوت اصلی مصاحبههای ساختاریافته و بدون ساختار در ترتیب سوالات است. برخلاف مصاحبه ساختاریافته که شامل لیستی از سوالات از پیش تعیین شده است، مصاحبه بدون ساختار هیچ سوال خاصی ندارد. بلکه سوالات خود به خود و در جریان مصاحبه تعیین و پرسیده میشوند. یعنی به نوعی در مصاحبههای بدون ساختار سوالات بعدی از پاسخ سوالات قبلی به وجود میآیند. در واقع یک مصاحبه بدون ساختار، سازماندهینشده و غیرمتوالی است. یک مصاحبه بدون ساختار ممکن است معایب زیادی داشته باشد، مانند خارج شدن از مسیر، پرسیدن سوالات غیرضروری، پرسیدن سوالات پر از جانبداری و نهایت باعث گرفتن تصمیمات نادرست درباره استخدام شود. بسیاری از کارشناسان و مدیران منابع انسانی معتقدند که یک مصاحبه بدون ساختار نمیتواند عملکرد دقیق نامزد را به مصاحبهکننده نشان دهد و برای استخدام کارمندان جدید چندان قابل اعتماد نیست.
مصاحبه ساختاریافته چه مزایایی دارد؟
گفتیم که مصاحبههای ساختاریافته در مقایسه با مصاحبههای بدون ساختار معتبرتر و قابل اعتمادتر هستند. اما یک مصاحبه ساختاریافته مزایای بیشتری هم علاوهبر قابل اعتمادتر بودن دارد:
- کاهش تاثیر پیشفرضهای ذهنی در مصاحبه
تکنیک مصاحبه ساختاریافته یک راه عالی برای کاهش تعصب در طول مصاحبه است. خیلی وقتها وقتی یک مصاحبهشونده ظاهر جذاب و خوبی دارد یا یک سخنران عالی است، ناخودآگاه مصاحبهکننده را مجذوب خودش میکند. یعنی ممکن است صرف نظر از اینکه واقعا در پاسخ به سوالات چقدر نسبت به دیگر نامزدها موفق بوده، گزینه اصلی استخدام معرفی شود.
اینجاست که یک مصاحبه ساختاریافته، یک مکانیزم تصمیمگیری منصفانه و غیرمتعصبانه ارائه میدهد و سوالات و پاسخهای دقیقی را برای انتخاب گزینه شایستهتر مشخص میکند. طبیعتا همیشه انتخاب یک نامزد بر اساس سوالات مرتبط آسانتر از خارج شدن از مسیر حرفهای استخدام و تصمیمگیری بد در جذب نیرو است.
- هدفمند کردن مصاحبه و جلوگیری از تصمیم اشتباه در استخدام
خیلی وقتها در طول یک مصاحبه بدون ساختار، هدف از انجام مصاحبه فراموش میشود و مصاحبهکننده و مصاحبهشونده یک مکالمه تصادفی و غیرمرتبط با کسبوکار و استخدام را دنبال میکنند. این مکالمات تصادفی سوگیری ایجاد میکند و باعث میشود داوطلبان را به درستی تجزیه و تحلیل یا ارزیابی نکنید. اما در مصاحبههای ساختاریافته، هم سوالات مشخص و هم یک راهنمای امتیازدهی دارید و به راحتی میتوانید با مراجعه به نمرات داوطلب، عملکرد آنها را ارزیابی کنید.
مثلا مصاحبهشونده و مصاحبهکننده هر دو به شنا علاقهمند هستند و در طول مصاحبه، مصاحبهکننده از رزومه نامزد میخواند که حرفهای شنا میکند. ممکن است مصاحبهکننده با پرسیدن سوالاتی درباره مربی نامزد، باشگاهی که میرود و غیره ادامه دهد. یعنی مصاحبه کاملا در مسیر اشتباه قرار میگیرد و نهایتا هم احتمالا بر اساس همین بحث و نزدیکی بر سر شنا، یک نتیجه اشتباه از مصاحبه کاری گرفته میشود: استخدام نیرویی که چندان برای موقعیت شغلی مورد نظر مناسب نیست!
- تقویت تنوع، عدالت و برابری
همانطور که گفته شد، مصاحبههای ساختاریافته تعصب کمتری در سوالات و نتیجهگیریها دارند. یعنی وقتی بر اساس تکنیک مصاحبه ساختاریافته با نامزدهایی با پیشینههای مختلف مصاحبه میکنید، میتوانید به دور از پیشفرضهای ذهنی و تعصبات درباره جنسیت و مذهب و حتی ظاهر افراد هر نامزدی را فقط بر اساس مهارتها و شایستگیهایش ارزیابی کنید. بنابراین، اگر میخواهید یک برند کارفرمایی بر اساس عدالت و برابری فرصتهای شغلی باشید، یک مصاحبه ساختاریافته سنگ بنای کارتان خواهد بود.
چگونه یک مصاحبه ساختاریافته انجام دهیم؟
انجام درست و دقیق یک مصاحبه ساختاریافته نیاز به آمادگی دارد. این آمادگی فقط شامل تهیه فهرستی از سوالات باز و بسته نمیشود، بلکه یک فرایند چندمرحلهای است که حتی پیش از تهیه سوالات شروع میشود:
۱-تجزیهوتحلیل شغل را انجام دهید
تجزیه و تحلیل شغل به زبان ساده نوشتن شرح شغل و مشخصات شغلی است که قرار است برای آن نیرو استخدام کنید. در انجام تجزیه و تحلیل شغل، باید پست شغلی، الزامات و فرایندهای آن را به طور کامل بررسی و ارزیابی کنید. همچنین باید نوع نامزدهای مناسب برای این موقعیت شغلی را شناسایی کنید. از دانش، مهارتها، تواناییها و تجربیات مورد نیاز برای انجام کار گرفته تا حتی ویژگیهای شخصیتی و فردی باید در تجزیه و تحلیل شغلی مشخص شود.
اگر میخواهید بدانید روش درست انجام آنالیز شغلی چیست، حتما مقاله آموزشی درباره روشهای تجزیه و تحلیل شغل را بخوانید.
۲-نیازها و اهداف استخدامی خود را یادداشت کنید
هنگامی که صلاحیتها و مهارتهای مورد انتظار برای موقعیت شغلی را به همراه وظایف شغلی که متقاضیان باید انجام دهند مشخص کردید، آنها را یادداشت کنید. این کار کمک میکند موقعیت شغلی و شایستگیهای نامزد را با یکدیگر مطابقت دهید. همچنین این یادداشتها به شما در طراحی سوالات مصاحبه هم کمک خواهند کرد. در ضمن وقتی نیازها و اهداف از استخدام را شفاف مینویسید، میتوانید آگهیهای شغلی دقیقی هم بر اساس آن تهیه کنید.
نکته مهم دیگر اینکه با نوشتن الزامات، میتوانید ویژگیهای رفتاری، هوش هیجانی و مهارتهای فردی و شخصیتی مورد نیاز برای شغل مورد نظر را هم تجزیهوتحلیل کنید.
۳-سوالات مصاحبه طراحی کنید
سوالات متنوعی را با در نظر گرفتن ارزیابیهای موقعیتی و رفتاری داوطلبان و همچنین ارزیابی دانش و هوشمندی آنها طراحی کنید. اگر میخواهید شایستگیها و مهارتهای مختلف را در مصاحبه بررسی کنید، برای هر مهارت سوالات مشخصی در نظر بگیرید. بهتر است در طراحی سوالات از متخصصان و کارشناسان حوزه کاری مربوطه که دانش، تجربه و مهارتهای مرتبط با موقعیت شغلی را به خوبی میشناسند کمک بگیرید. این کار کمک میکند تا اطلاعات دقیقتری درباره مهارتها و دانشهای مورد نیاز در نامزدها به دست بیاورید. میتوانید هر تعداد سوال که دوست دارید به مصاحبهتان اضافه کنید؛ البته تعداد سوالات در هر مصاحبه ساختاریافته به تعداد نامزدها و مدت زمان مصاحبهها و… هم بستگی دارد.
۴-یک مقیاس درجهبندی تهیه کنید
داشتن مقیاس درجهبندی برای نتیجهگیری درست از یک مصاحبه ساختاریافته بسیار مهم است. این مقیاس به شما کمک میکند تا نامزدها و متقاضیان بالقوه را با توجه به معیارهای تعیینشده تجزیهوتحلیل کنید. مثلا یک مقیاس درجهبندی برای نتیجهگیری مصاحبه میتواند شامل سه سطح کم، متوسط یا زیاد باشد. مصاحبهشوندهای که کمترین امتیاز را گرفته را میتوان به عنوان یک واجد شرایط ضعیف طبقهبندی کرد. این کار به کاهش تعصب در استخدام کمک میکند و مصاحبهکنندهها و مدیران استخدام به راحتی میتوانند بهترین کاندیداها را بر اساس نمرات آنها ردهبندی کنند.
۵-مصاحبه کنید
مرحله آخر کار این است که واقعا با نامزدها مصاحبه کنید و به آنها نمره دهید. مقاومت در برابر پرسیدن سوالات تصادفی دشوار است اما خودتان را آموزش دهید که در مسیر مصاحبه ساختاریافته باقی بمانید. در حین مصاحبه نکات اصلی را یادداشت کنید تا پاسخهای داوطلب را برای مراجعه بعدی احتمالی در اختیار داشته باشید. در نمرهدهی و نتیجهگیری از مصاحبه میتوانید از یک متخصص برای کمک به درک بهتر پاسخها استفاده کنید.
حواستان باشد در انجام مصاحبه و پرسیدن سوالات عجله نکنید و به نامزدها وقت کافی برای پاسخ به سوالات باز را بدهید تا آنها احساس راحتی کنند. برای رتبهبندی نامزدها و نتیجهگیری نهایی مصاحبهها هم حتما از کارشناسان و دیگر افراد تیم استخدام و مدیران کمک بگیرید.
نمونهای از یک مصاحبه ساختاریافته
مثال زیر نحوه اجرای فرایند مصاحبه ساختاریافته و نوع سوالاتی که ممکن است در طول فرایند مصاحبه پرسیده شود را نشان میدهد:
در این مثال، مدیر استخدام یک استارتآپ فناوری اطلاعات به دنبال مناسبترین نامزد برای پر کردن موقعیت شغلی کارشناس بازاریابی در شرکت است. مصاحبه برای تعیین گزینههای مناسب برای این شغل هر دو نوع سوال، سوالات باز و سوالات بسته را شامل میشود تا در مورد مهارتهای فنی، تجربیات گذشته و شخصیت داوطلب اطلاعات دقیقی به دست بیاید.
سوالات مصاحبه فرضی نمونه و ترتیب پرسیدن آنها میتواند چیزی شبیه به این باشد:
- چگونه با این موقعیت شغلی آشنا شدید؟
- چه مدت است که در زمینه IT کار میکنید و به آن علاقهمند هستید؟
- فکر میکنید مزایا و معایب صنعت IT چه چیزهایی هستند؟
- پربارترین تجربه شما به عنوان بخشی از صنعت IT چه بوده است؟
- چه تجربیات یا ایدههای ارزشمند و منحصربهفردی را به این شرکت ارائه خواهید داد؟
- نحوه برنامهریزی و مدیریت زمان شما برای تکمیل یک کار خاص چگونه است؟
بعد از اینکه این مصاحبه با همین قالب استاندارد از همه نامزدها انجام شد، باید پاسخهای نامزدها را تجزیهوتحلیل و مقایسه کرد تا مناسبترین متقاضی برای موقعیت شغلی خالی پیدا شود.
چگونه بعد از مصاحبه به نامزدها (مصاحبهشوندهها) بازخورد دهیم؟
ارائه بازخورد از مصاحبه به نامزدها یکی از مراحل مهم در روند استخدام است. دادن بازخورد به کاندیداها این امکان را میدهد که بدانند در کجا عملکرد عالی داشتهاند و در چه زمینههایی در حرفه خود نیاز به بهبود دارند. حتی اگر برای همکاری در شرکت انتخاب شدهاند یک بازخورد از مصاحبه به آنها کمک میکند تا بدانند برای داشتن عملکرد بهتر در این موقعیت شغلی باید روی چه مهارتها و تواناییها تمرکز کنند.
در واقع هدف از دادن بازخورد به نامزدها این است که به آنها کمک کند تا در روند شغلی خود بهتر عمل کنند و صرف نظر از اینکه در ادامه برای کدام سازمان و شرکت درخواست کار میدهند در مصاحبههای بعدی بهتر شوند. اما معمولا دادن بازخورد مصاحبه مخصوصا به نامزدهای انتخابنشده برای خیلی از مصاحبهکنندگان و مدیران استخدامی دشوار است.
چند نکته ساده وجود دارد که میتواند ارائه بازخورد مصاحبه به نامزدها و مخصوصا مصاحبهشوندههایی که قرار نیست برای همکاری انتخاب کنید را راحتتر کند:
- نکات مفیدی از مصاحبه به مصاحبهشوندهها بگویید و پیشنهادات عملی در مورد چگونگی بهبود آنها ارائه دهید
همه میدانیم که دادن و گرفتن بازخورد از یک مصاحبه استخدامی بسیار مهم است، اما اگر در این بازخورد چیزی به مصاحبهشوندهها نگویید تا در مصاحبه بعدی بهتر شوند، عملا نتیجه خوبی نخواهد داشت. خیلی صریح و عملی به مصاحبهشوندگان درباره آنچه را که ناکافی و نادرست انجام دادهاند بگویید و درباره اینکه چگونه در این زمینهها بهبود خواهند یافت راهنماییشان کنید. بهتر است بیشتر روی راهنماییها برای بهتر شدن تمرکز کنید تا تاکید روی بخشهایی که چندان در آن عملکرد خوبی نداشتهاند. مثلا به جای اینکه صراحتا به فردی بگویید که تواناییهای مورد نیاز برای موقعیت شغلی موردنظرتان را ندارد، چند راه مختلف را برای بهبود این مهارتها به او توصیه کنید. یا اگر در مصاحبه متوجه شدید که نامزد در یک بخش فنی خاص به تلاش بیشتری نیاز دارد، به او اطلاع دهید تا بتواند روی این بخش با تمرین بیشتر تمرکز کند.
- نامزدها را با هم مقایسه نکنید
خود نامزدها متوجه میشوند که احتمالا به دلیل اینکه فرد دیگری از آنها در مصاحبه بهتر بوده، استخدام نشدهاند. به ویژه در صورتی که مصاحبه گروهی انجام شده باشد. هیچکدام از افرادی که در مصاحبه رد میشوند علاقهای ندارند مستقیم به آنها گفته شود که شخص دیگری مدارک تحصیلی بیشتر و بالاتری داشته یا استعدادهای بهتری در حوزه کاری مربوطه از خود نشان داده است. پس دلیلی ندارد که شما هم به نام بازخورد، نامزدهای ردشده را با دیگری مقایسه کنید. حتی خیلی وقتها این مقایسهها برای افراد اعتباری ندارد زیرا درباره سایر متقاضیان که در شرکت با آنها مصاحبه کردهاید چیزی نمیدانند. بنابراین این کار هیچ کمکی به کاندیداها برای بهبود مهارتهایشان نمیکند و خیلیها این بازخورد مقایسهای را یک رفتار بیادبانه میبینند.
- از کلمات و عبارتهای مثبت برای دادن بازخورد منفی استفاده کنید
یکی از ابزارهای شناختهشده برای ارائه مودبانه و اخلاقی بازخوردهای منفی، طرح کلی آن به شیوهای مثبت است. مثلا میتوانید مهارتهای فردی آنها را تحسین کنید و از آنها به خاطر تمایل به همکاری با سازمانتان و گذاشتن زمان برای مصاحبه قدردانی کنید. بازخورد را با لحنی که مثبت و باانگیزه به نظر میرسد به نامزدهای ردشده ارائه دهید. سپس نکات انتقادی درباره تجربیات و تواناییهای فنی را بیان کنید و همراه آن رویکردهای عملی برای بهبود را به نامزدها بگویید.
- در بیان بازخورد دقیق و شفاف باشید
بدون هیچ دلیل خاصی به نامزدها نگویید که چرا در مصاحبه ضعیف عمل کردهاند، زیرا آنها را عصبانی و گیج میکنید. بدون اینکه بگویید دقیقاً چه چیزی در مصاحبه درست نبوده، دادن اطلاعات کلی اصلا برای مصاحبهشوندهها مفید نیستند و حتی تا حدودی برایشان آزاردهنده هم خواهد بود.
احتمالا برای نامزد ناخوشایند باشد که به او بگویید اشتباهات زیادی در کارش پیدا کردهاید. اما اگر مشخصا در مورد اشتباهات خاصی صحبت کنید، او میتواند برای رفع آنها اقدام کند. هدف از بازخورد دادن هم تغییر رفتار شخص است؛ بنابراین مصاحبهشونده باید به طور دقیق بداند که برای بهتر شدن در مصاحبههای بعدی دقیقا به چه چیزی نیاز دارد و در چه حوزههای فنی باید آموزش تکمیلی ببیند.
- تشکر کنید
یادتان باشد نامزدها برای شرکت در جلسه مصاحبه شما زمان گذاشتهاند و احتمالا از محل کار فعلی خود مرخصی گرفتهاند؛ خیلی وقتها از قبل مطالعه کردهاند و تمرینهایی انجام دادهاند. پس بهترین کاری که میتوانید همراه با دادن بازخورد انجام دهید این است که از آنها به خاطر وقت گذاشتن و توجه به شرکت شما تشکر کنید.
جمعبندی
مصاحبه ساختاریافته مجموعهای از سوالات سازمانیافته و متوالی است که پاسخهایشان نهایتا توسط مقیاس درجهبندی مشخصی تجزیهوتحلیل و ارزیابی میشود. مصاحبههای ساختاریافته در مقایسه با مصاحبههای بدون ساختار بسیار قابل اعتمادتر هستند و احتمال از دست دادن مسیر مصاحبه با پرسیدن سوالات نامربوط را کاهش میدهند.
البته انجام درست و دقیق مصاحبههای ساختاریافته نیاز به یک برنامهریزی کامل دارد. باید سوالات مناسبی برای مصاحبه ساختاریافته آماده کنید و معیارهای مشخصی را برای ارزیابی و نتیجهگیری از مصاحبههای انجامشده تعیین کنید. یعنی باید شغل مورد نظر را تجزیهوتحلیل کنید، یک مقیاس درجهبندی تهیه کنید، نامزدها را ارزیابی کنید، و در نهایت برای استخدام تصمیم بگیرید. اگر برای فهرست کردن سوالات مصاحبه و انواع تکنیک مصاحبه نیاز به اطلاعات بیشتری داشتید، میتوانید در بوت کمپ جذب و استخدام رهنما کالج شرکت کنید.